Cyfryzacja rejestrów sądowych. Sprawdź co się zmieni

Program Cyfrowe Rejestry to kompleksowa cyfryzacja i modernizacja rejestrów wykorzystywanych w polskim wymiarze sprawiedliwości. 

Ma on na celu przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych i przetwarzanych danych, a także poprawę funkcjonalności systemów rejestrów sądowych i prokuratorskich.

W komunikacie Ministerstwa Sprawiedliwości czytamy, że dzięki wdrożeniu najnowszych rozwiązań technologicznych, takich jak cyfrowa obsługa dokumentów, automatyzacja procesów oraz lepsza integracja systemów informatycznych, rejestry staną się bardziej odporne na cyberzagrożenia i łatwiejsze w obsłudze zarówno dla pracowników wymiaru sprawiedliwości, jak i obywateli.

Cyfryzacja rejestrów przyczyni się do skrócenia czasu rozpatrywania spraw, uproszczenia procedur oraz zmniejszenia kosztów związanych z obsługą dokumentacji papierowej.

Pełne wdrożenie do 2028 roku

Wdrożenie programu ma przebiegać etapami, a pierwsze efekty będą widoczne już w 2025 r. Pełna modernizacja rejestrów planowana jest do 2028 r., co wpisuje się w szerszą strategię cyfrowej transformacji wymiaru sprawiedliwości w Polsce. Dzięki tym zmianom sądy i prokuratury staną się bardziej nowoczesne, efektywne i przyjazne dla obywateli.

„W ramach Programu Cyfrowe Rejestry przygotowaliśmy szereg rozwiązań, które ułatwią funkcjonowanie przedsiębiorcom, notariuszom i obywatelom. Część prezentowanych dziś zmian zostanie wprowadzona jeszcze w tym roku” - powiedział minister Adam Bodnar.

Integracja z innym programem

Program Cyfrowe Rejestry jest rozwiązaniem uzupełniającym zaprezentowany kilka tygodni temu Program Cyfrowe Sądy.

„Oba programy będą zintegrowane. Cyfryzujemy wymiar sprawiedliwości, by sądownictwo mogło lepiej służyć obywatelom” - podkreśliła zastępczyni Dyrektora Departamentu Analiz i Strategii Aneta Wiewiórowska-Domagalska.

Ujednolicenie systemu

Dyrektor Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Grzegorz Polak zwrócił uwagę na ogólne założenie architektoniczne i biznesowe programu, czyli ujednolicenie systemu.

„Ma to nastąpić m.in. poprzez dostępność wszystkich rejestrów w tym samym miejscu, czyli na Portalu Rejestrów Sądowych oraz możliwość korzystania z różnych rejestrów za pomocą jednego logowania” - mówił dyrektor Polak.

Celem cyfryzacja całego wymiary sprawiedliwości

Adam Perz, zastępca Dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych zwrócił uwagę, że celem reform wprowadzanych przez resort jest dążenie do scyfryzowania całego wymiaru sprawiedliwości.

Program Cyfrowe Rejestry poprawi i rozwinie funkcjonujące już cyfrowe rejestry sądowe: 

• elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy (eKRS), 
• Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW), 
• Rejestr Zastawów (RZ), 
• Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ), 
• Krajowy Rejestr Karny (KRK), 
• Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS).

Większość planowanych zmian wynika z potrzeb ich użytkowników, którzy są w centrum zainteresowania wymiaru sprawiedliwości.

Zmiany będą wprowadzane stopniowo

Zmiany w rejestrach będą wprowadzane przez Ministerstwo Sprawiedliwości sukcesywnie. Najbardziej pilne rozwiązania zostaną wprowadzone do końca 2025 r. 

W Elektronicznych Księgach Wieczystych (EKW) w tym roku zostanie wprowadzona m.in. możliwość składania przez notariuszy elektronicznych wniosków o zmianę w księgach wieczystych wynikających z poświadczenia dziedziczenia oraz przeniesienie kont użytkowników z portalu EKW na Portal Rejestrów Sądowych.

Zmiany, które wymagają większego nakładu pracy, także wprowadzenia odpowiednich zmian legislacyjnych, zostaną wprowadzone w kolejnych latach. 

Zmiany w KRS

Program przede wszystkim wprowadza zmiany w odniesieniu do kont instytucjonalnych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Możliwe będą dwie szybkie ścieżki zakładania takich kont dla podmiotów, które: chcą się zarejestrować w KRS lub są już zarejestrowane w KRS.

Podmioty zarejestrowane w KRS będą mogły składać: wnioski, pisma, sprawozdania do sądu rejestrowego ze swojego instytucjonalnego konta.

Nowe Repozytorium Danych Finansowych KRS

Kolejną nowością będzie budowa i wdrożenie całkowicie nowego Repozytorium Danych Finansowych (RDF), służącego do przechowywania sprawozdań finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Nowy RDF oparty na architekturze poprawiającej:

• bezpieczeństwo przechowywanych danych finansowych,
• ergonomię użytkowania zgodnie z potrzebami interesariuszy,
• wykorzystanie jednego konta do logowania w RDF.

Ponadto użytkownicy będą korzystać z jednego konta (obecnie mają dwa osobne) do logowania w RDF i pozostałych funkcjonalnościach KRS. Dodane zostaną nowe funkcjonalności, takie jak obsługa nowych sprawozdań finansowych oraz alerty.

Elektroniczna rejestracja spadkobiercy

Program zakłada także wprowadzenie możliwości elektronicznej rejestracji spadkobiercy przez notariusza w EKW. Ma to umożliwić notariuszom składanie wniosków o wpis w księdze wieczystej na podstawie aktu poświadczenia dziedziczenia. 

Spadkobiercy nie będą musieli (tak jak do tej pory) samodzielnie składać wniosku o wpis w księdze wieczystej w formie papierowej. Przyczyni się to także do optymalizacji pracy sądów wieczystoksięgowych poprzez wykorzystanie danych zawartych we wnioskach elektronicznych oraz ograniczenie liczby spraw w sądach.

Zmiany w KRZ

Ministerstwo Sprawiedliwości planuje także zmianę systemu powiadomień dla użytkowników w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ). Zapowiedziano uruchomienie nowego modułu powiadomień (informacja o zmianach w danym postępowaniu), dzięki któremu użytkownik KRZ będzie mógł skatalogować i skonfigurować wszystkie rodzaje powiadomień zgodnie ze swoimi potrzebami.

Komunikaty będą redagowane zgodnie z zasadą prostego języka oraz wysyłane bezpośrednio na adres e-mail użytkownika, dzięki czemu będzie wiedział, co się zmieniło w interesującym go postępowaniu bez konieczności logowania się do KRZ.

Automatyzacja procesów w KRK

Resort zapowiedział także wdrożenie rozwiązań klasy Robotic Process Autmation (RPA) w niektórych procesach związanych z wyszukiwaniem osób w Krajowym Rejestrze Karnym. RPA to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych.

Planowane są także zmiany technologiczne w eKRK oraz wdrożenie ułatwień w obsłudze formularzy zapytania/wniosku wymagających załącznika. 

Dodatkowo ministerstwo sprawiedliwości zapowiedziało modernizację Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS) oraz zintegrowanie go z KRK w wersji KRK 2.0.