e-Doręczenia zamiast ePUAP. Duże zmiany w korespondencji z urzędami od 1 stycznia

Na początku 2025 r. oddano do użytku usługę e-Doręczeń. Jak opisywaliśmy wówczas na naszych łamach, ostateczne wdrożenie trwało od 2023 roku. Pierwsze dni przyniosły jednak duże problemy w zakresie czasu realizacji usługi czy braku części przesyłek w skrzynkach odbiorczych; ostatecznie zostały one rozwiązane. Tematem zajęła się m.in. sejmowa komisja cyfryzacji.

Uruchomienie systemu oznaczało początek okresu przejściowego, który kończy się wraz z 2025 rokiem.

Koniec ePUAP dla zwykłych obywateli

Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że od północy 1 stycznia 2026 roku obywatele oraz firmy będą mogły korzystać wyłącznie z e-Doręczeń w komunikacji z urzędami. Skrzynka e-PUAP będzie dostępną opcją tylko w przypadkach przewidzianych przepisami – przestanie być zatem podstawową metodą przekazywania korespondencji elektronicznej do podmiotów państwowych.

Do korzystania z systemu konieczne jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Zwykły obywatel może go założyć w każdej chwili na rządowej stronie; podczas realizacji e-usługi może również zostać poproszony o wykonanie tej czynności, jeżeli ADE jeszcze nie posiada. Do tego celu potrzebny jest m.in. mObywatel, Profil Zaufany czy logowanie za pomocą bankowości elektronicznej.

Resort cyfryzacji podaje, że oprócz wysyłania i odbierania korespondencji, e-Doręczenia umożliwiają też korzystanie z e-usług czy sprawdzanie statusu przesyłki elektronicznej. Wszystko odbywa się bez kolejek i papieru przez całą dobę.

Wyeliminowana zostanie również fikcja doręczenia w przypadku korespondencji wysłanej przez urząd do podmiotu niepublicznego: firmy lub obywatela.

Urzędy muszą się dostosować

Zmiany nie obowiązują wyłącznie obywateli. Ministerstwo zaznacza, że w celu załatwiania spraw online, wszystkie podmioty publiczne muszą posiadać aktywny ADE już od początku 2025 roku. Jeżeli takowego adresu instytucja nie posiada, to od stycznia 2026 roku komunikacja z tym podmiotem będzie niemożliwa. Wyjątkiem są przepisy szczególne, które przewidują lub wymagają korzystania z innego kanału komunikacji.

W przypadku korzystania z e-Doręczeń, Ministerstwo Cyfryzacji zaleca podmiotem publicznym przygotowanie osobnych folderów dla poszczególnych usług wraz z konfiguracją automatycznych reguł, zaś w przypadku systemów klasy EZD – sprawdzenie ich konfiguracji w zakresie pobierania załączników i klasyfikacji korespondencji. Instytucja powinna także zaktualizować swoje e-usługi oraz formularze.

Przewidziano jednak kilka wyjątków w zakresie komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi. System ePUAP będzie mógł wciąż być wykorzystywany do korespondencji między urzędami, jak również do komunikacji m.in. z sądami administracyjnymi.