Zmiana w Microsoft Teams. Platforma sprawdzi, czy na pewno przyszedłeś do biura

Microsoft chce uprościć jeden z codziennych elementów pracy hybrydowej: zapewnienie zespołom łatwej widoczności, kto danego dnia jest obecny w biurze. W tym celu firma wprowadza możliwość automatycznego meldowania obecności na podstawie połączenia z firmową siecią Wi-Fi.

Dostępna w Microsoft Teams i Microsoft Places funkcja wykorzystuje logikę ustalania obecności, która już istnieje w Microsoft 365, takich jak dostępność w kalendarzu czy obecność w aplikacji Teams. Automatyczna lokalizcja ma uzupełnić te metody.

Sama funkcja nie jest całkowicie nowym pomysłem. Microsoft stosuje już podobny mechanizm przy urządzeniach peryferyjnych, gdzie system uznaje obecność pracownika w biurze, gdy jego laptop zostaje podłączony do wcześniej skonfigurowanego sprzętu (np. monitora lub stacji dokującej).

Teams pokaże, kto jest w biurze

W praktyce funkcja ma działać jako automatyczne „zameldowanie” pracownika w biurze. Gdy użytkownik, który zdecyduje się z niej korzystać, pojawi się w miejscu pracy i połączy laptopa ze skonfigurowaną firmową siecią Wi-Fi, Microsoft Places i Teams będą mogły zaktualizować jego lokalizację pracy na dany dzień.

Obecność w aplikacji Places, Teams i kalendarzu pomaga członkom zespołu zidentyfikować, kto aktualnie znajduje się w biurze, dzięki czemu można zjeść lunch lub napić się kawy, zarezerwować biurko w pobliżu zespołu lub przenieść spotkanie na spotkanie osobiste.
Komunikat Microsoft

Microsoft podkreśla jednocześnie, że nie chodzi o śledzenie dokładnej lokalizacji telefonu ani przemieszczania się pracownika po budynku. Funkcja ma opierać się na sygnale połączenia urządzenia z siecią, a nie na monitorowaniu trasy czy konkretnego miejsca pobytu. W praktyce oznacza to raczej informację „pracuje z biura” niż szczegółowe dane o tym, gdzie dokładnie znajduje się pracownik.

Microsoft podkreśla kontrolę po stronie pracownika

Funcja ma dzialac z poszanowaniem komfortu i praw pracownika. Dlatego też jej działanie ma opierać się na dwóch poziomach kontroli: po stronie organizacji i po stronie pracownika.

Najpierw firma decyduje, czy w ogóle udostępnić meldowanie przez Wi-Fi w swoim środowisku, a następnie wskazuje, w których biurach ma ono działać, konfigurując odpowiednie punkty dostępu sieciowego. Organizacja może też określić, czy pracownicy będą musieli samodzielnie włączyć funkcję, czy będzie ona domyślnie aktywna z możliwością rezygnacji.

Ostatecznie jednak to użytkownik (pracownik) ma zachować wpływ na działanie mechanizmu: może zmienić ustawienia, ręcznie ustawić lub nadpisać swoją lokalizację, a także zdecydować, czy informacja o jego obecności w biurze będzie widoczna dla innych.

Czy Wi-Fi zastąpi ewidencję czasu pracy?

Mimo że Microsoft podkreśla decyzyjność po stronie pracownika, funkcja zahacza o prywatność. Dlatego firma zwraca uwagę na konieczność transparentności organizacji przy jej wykorzystaniu i podkreśla opcjonalność z jej korzystania przez pracowników.

Organizacje powinny jasno komunikować, na czym polega zmiana, czego funkcja nie obejmuje i w jaki sposób użytkownicy mogą kontrolować swoje ustawienia.

W polskim prawie lista obecności nie jest obowiązkowa, ale pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika. Wynika to z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym ewidencja służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń. Dlatego też, pojawia się pytanie, czy w przyszłości takie rozwiązanie mogłoby zastąpić tradycyjne ewidencjonowanie czasu pracy.

Na ten moment, trudno założyć taki scenariusz. Meldowanie przez Wi-Fi informuje raczej o tym, że pracownik znajduje się w biurze, a nie o faktycznym czasie wykonywania pracy – Microsoft ma nie zapisywać historii i czasu lokalizacji pracowników.

Dodatkową barierą pozostają kwestie bezpieczeństwa danych, kontroli nad ich przetwarzaniem oraz coraz większa ostrożność firm i instytucji wobec uzależniania kluczowych procesów kadrowych od zewnętrznych, zagranicznych technologii.