Projekt nowelizacji ustawy ws. e-Doręczeń. „Brak gotowości podmiotów”

Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło wydłużenie okresu przejściowego dla e-Doręczeń pod koniec lipca. Jednak termin został zmieniony po raz trzeci – obecnie to 31 grudnia 2025 roku.  

Niecały miesiąc później na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorców.

Dowiadujemy się z niego, że wydłużenie terminu było niezbędne z powodu „niewystarczającej gotowości do doręczania korespondencji w sposób elektroniczny po stronie podmiotów obowiązanych”.

Adres e-Doręczeń

W projekcie noweli znalazło się kilka ważnych zmian.

Art. 12 ust. 1a stanowi, że dla urzędu gminy, starostwa powiatowego albo urzędu marszałkowskiego tworzy się wyłącznie jeden adres do e-Doręczeń powiązany z Publiczną Usługą Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE).

Dodatkowo dla każdej jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego (JST) tworzy się odrębny adres do doręczeń elektronicznych, także powiązany z PURDE (Art. 12 ust. 1b)

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu - obecnie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie precyzuje, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ czy urząd obsługujący ten organ. W efekcie część JST założyła adresy do doręczeń elektronicznych na gminę/powiat/województwo, część na urząd gminy/starostwo powiatowe/urząd marszałkowski albo na jedno i na drugie.

Zmiany w art. 12 są więc odpowiedzią na ten problem i zostały prowadzone w wyniku apelów jednostek samorządu terytorialnego.

Przedłużenie możliwości korzystania z ePUAP i poczty

Zgodnie z nowelizacją, do 31 grudnia 2025 roku doręczenia realizowane za pośrednictwem ePUAP będą miały skutki prawne równoważne doręczeniom dokonywanym przy użyciu PURDE.

Art. 147 ustawy przewiduje także możliwość korzystania z tradycyjnych form doręczeń w wyjątkowych sytuacjach, np. w przypadku wysyłania dużej ilości korespondencji.

Ułatwienia dla JST i organizacji publicznych

Projekt ustawy przewiduje dodatkowy czas na dostosowanie się jednostek samorządu terytorialnego oraz innych podmiotów publicznych do nowych wymogów związanych z e-Doręczeniami.

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu oraz inne służby specjalne otrzymają czas na wdrożenie PURDE lub wdrożenie publicznej usługi hybrydowej (PUH) do 31 grudnia 2026 roku.

Jednostki samorządu terytorialnego będą zobowiązane do korzystania z PURDE od 31 grudnia 2025 a z PUH od 1 października 2029 roku.

Zmiany dla podmiotów niepublicznych

Jedną z ważniejszych zmian wprowadzonych nowelizacją jest rozszerzenie zakresu informacji, które muszą być dostępne w bazie adresów elektronicznych (BAE). Dotyczy to w szczególności podmiotów niepublicznych, które korzystają z PURDE.

Art. 26 ustawy o doręczeniach elektronicznych w nowym brzmieniu wymaga, aby w bazie adresów elektronicznych zawarte były informacje o tym, czy dany podmiot niepubliczny korzysta z dodatkowych usług oferowanych przez Operatora Wyznaczonego (OW) w zakresie wymiany korespondencji między podmiotami niepublicznymi.

„Regulacje zawarte w projekcie będą miały pośredni (pozytywny) wpływ na działalność mikro oraz małych i średnich przedsiębiorców, gdyż stworzą nowe możliwości komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi” – czytamy w uzasadnieniu ustawy.

Uporządkują też dotychczasowe procedury, mogą ograniczyć koszty i zaoszczędzić czas.

Wejście w życie ustawy

Ustawa ma wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, co jest uzasadnione koniecznością pilnego wprowadzenia okresu przejściowego w zakresie stosowania e-Doręczeń.

Szkolenia dla podmiotów

Jak czytamy w uzasadnieniu – w 2023 i 2024 roku, na zlecenie resortu cyfryzacji przeprowadzono badania, w których sprawdzono czy podmioty publiczne są gotowe do wdrożenia e-Doręczeń. 

Okazało się, że większość z nich nie posiada systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. A nawet jeśli posiada system klasy EZD, to często służy on jedynie do ewidencji spraw, a obieg dokumentów realizowany jest papierowo.  

Z badań wynika również, że podmioty publiczne nie wiedzą, jak posługiwać się podpisami elektronicznymi ani jak archiwizować dokumenty elektroniczne. Częstą praktyką jest również drukowanie podpisanych elektronicznie dokumentów oraz skanowanie dokumentów podpisanych odręcznie i wysyłanie ich elektronicznie
Uzasadnienie projeku ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorców

Ministerstwo Cyfryzacji przeprowadzi więc szkolenia, które będą miały na celu zwiększenie kompetencji cyfrowych. Planowane jest też przeprowadzenie szerokiej kampanii informacyjnej w celu promocji e-Doręczeń.

Serwis CyberDefence24.pl otrzymał tytuł #DigitalEUAmbassador (Ambasadora polityki cyfrowej UE). Jeśli są sprawy, które Was nurtują; pytania, na które nie znacie odpowiedzi; tematy, o których trzeba napisać – zapraszamy do kontaktu. Piszcie do nas na: [email protected].