Ministerstwo zapowiada koniec papieru w urzędach. Będzie nowy system

Cyfryzacja administracji publicznej postępuje. Na łamach naszego portalu opisywaliśmy kwestie związane z e-Doręczeniami; zaczęły one działać wraz z początkiem roku, zaś 1 lipca pojawiły się zmiany w zakresie usługi dla przedsiębiorców.

Mniej utrudnień, większa wygoda

Jednym z kolejnych kroków jest przejście na wyłącznie cyfrowy obieg dokumentów, a tym samym – wyeliminowanie papieru. W poniedziałek 14 lipca br. w siedzibie NASK odbyła się konferencja, na której przedstawiciele Ministerstwa Cyfryzacji, Centralnego Ośrodka Informatyki oraz wspomnianego Instytutu przedstawili system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej (EZD RP). Od 1 stycznia 2028 roku stanie się on obowiązkowy dla wszystkich podmiotów administracji publicznej w Polsce.

Jak powiedział wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski, system ten „nie jest dla centrali, tylko dla ludzi”. W tym gronie znaleźli się m.in. urzędnicy w gminach, urzędach wojewódzkich, resortach, a także obywatele chcący załatwiać sprawy „szybko i prosto”. 

„To wielkie wyzwanie, ale wierzę, że uda nam się je zrealizować. Już teraz się udaje, bo w ramach systemu pracuje już ponad 1300 jednostek. A do czerwca 2026 roku ta liczba się podwoi” – zaznaczył wiceszef rządu. 

Z kolei wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski wyjaśnił, że wdrożenie EZD RP pozwoli na uniknięcie blokady np. w sytuacji, gdy pracownik idzie na urlop lub zmienia stanowisko. „To jest nasza codzienna praca, która usprawnia nasze codzienne życie, ale także stanowi o sprawności i jakości pracy w urzędzie” – dodał.

Krok po kroku osiągamy kolejne kamienie milowe; osiągamy ten cel, który łączy nas wszystkich, także ponad podziałami. To, żeby nasze urzędy działały sprawniej, to interes nas wszystkich zarówno dzisiaj, jak i za kilka lat.
Dariusz Standerski, wiceminister cyfryzacji

Maćkiewicz: instancje będą wyizolowane i zabezpieczone

EZD RP jest systemem całkowicie bezpłatnym, zaś oprócz dostępu do niego urzędy otrzymują również szkolenia, infrastrukturę chmurową czy wsparcie wdrożeniowe. Będzie zintegrowany z ePUAP-em oraz e-Doręczeniami, zaś w działaniach będzie mógł pomóc także asystent AI oparty na modelu PLLuM. Na cel udostępnienia usługi SaaS EZD RP dla 300 tys. użytkowników zostanie przeznaczone 200 mln zł z Krajowego Planu Odbudowy. 

Co jednak z zabezpieczeniami systemu przed niepowołanym dostępem, aby nie dochodziło np. do przechwytywania wiadomości wewnętrznych?

Według odpowiedzi dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki Radosława Maćkiewicza na pytanie naszej redakcji, każdy podmiot będzie miał wydzielone środowisko.

„Będą zabezpieczone w taki sposób, aby poszczególne instancje były wyizolowane i zabezpieczone dla każdej jednostki organizacyjnej” – wyjaśnił szef COI.

Ponieważ system będzie wykorzystywał model PLLuM, mogą się pojawić pytania o to, gdzie przetwarzane są dane. Maćkiewicz przekazał naszej redakcji, że zostanie stworzona prywatna chmura do obsługi zapytań ze wszystkich jednostek. „Tworzymy to w modelu centralnym” – dodał dyrektor COI.

Nielek: Migracja z EZD PUF w 2029 roku

Zapytaliśmy również dyrektora NASK Radosława Nielka o to, jak wyglądały prace nad EZD RP w samym Instytucie. Szef podmiotu wyjaśnił, że jest to część projektu POPC realizowanego do 2023 roku. Od tego czasu udało się zabezpieczyć finansowanie m.in. z KPO, a także zmienić politykę wdrażania. 

Poprzednio wprowadzono bowiem równolegle EZD PUF oraz RP. Obecnie, ten pierwszy ma listę wdrożeń zamkniętą w kwietniu 2024, zaś wszystkie nowe są realizowane w EZD RP.

Deklaracje dotyczące uspójnienia systemów nie oznaczają jednak, że PUF będzie od razu wycofywany. „Koncentrujemy się z wdrażaniem EZD RP w miejscach, w których nie ma w tej chwili żadnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. To jest taki nasz priorytet” – wyjaśnił dyrektor NASK.

Nielek dodał także, że migracja z EZD PUF na EZD RP jest planowana „w okolicach” 2029 roku. Wtedy większość jednostek powinna korzystać z nowego systemu. „Chodzi głównie o to, żeby scyfryzować wszystkich” – wyjaśnił szef Instytutu.

Serwis CyberDefence24.pl otrzymał tytuł #DigitalEUAmbassador (Ambasadora polityki cyfrowej UE). Jeśli są sprawy, które Was nurtują; pytania, na które nie znacie odpowiedzi; tematy, o których trzeba napisać – zapraszamy do kontaktu. Piszcie do nas na:[email protected].