Praca instytucji publicznych w czasie pandemii COVID-19 jest nieefektywna - ocenili kontrolerzy Najwyższej Izby Kontroli. Na 40 urzędów aż 34 nie były gotowe do wykonywania zadań zdalnie, a problemem jest przede wszystkim brak sprzętu. Kłopoty sprawiają również inne bariery techniczne.
Z opublikowanego w czwartek raportu NIK wynika, że zaledwie 32 proc. pracowników kontrolowanych przez organ instytucji publicznych było w stanie realizować kluczowe obowiązki zawodowe zdalnie.
Dwie trzecie urzędników „wykonywała prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcała się we własnym zakresie, brała udział w szkoleniach albo pozostawała do dyspozycji pracodawcy” - czytamy w komunikacie NIK.
Urzędy zgłaszają nieprzygotowanie
„Mimo, że liczba zakażeń rosła, lockdown był rozszerzany, a zakazy prowadzenia działalności dotykały kolejnych grup zawodowych, w skontrolowanych przez NIK instytucjach tryb pracy zdalnej był stosowany w coraz mniejszym zakresie” - informuje organ.
Jak zwrócono uwagę, po zluzowaniu obostrzeń sanitarnych urzędy nie były przygotowane na wypadek ponownego wprowadzenia nakazu pracy zdalnej.
Najwyższa Izba Kontroli ocenia, że „konieczne jest podjęcie działań systemowych, które doprowadzą do cyfrowej transformacji administracji publicznej”, a zaniedbanie ich może stanowić „poważne i realne zagrożenie dla jakości wykonywanych w trybie zdalnym usług publicznych, a nawet dla ciągłości funkcjonowania świadczących je instytucji”.
Problematyczne bariery techniczne i brak sprzętu
W skontrolowanych przez NIK instytucjach publicznych (cztery jednostki izb administracji skarbowej, oddziałów ZUS, ośrodków pomocy społecznej, powiatowych urzędów pracy, prokuratur rejonowych, sądów rejonowych, urzędów gmin, urzędów skarbowych i trzy wojewódzkie oddziały NFZ, a także pięć regionalnych oddziałów KRUS) najczęstszym problemem były braki sprzętowe oraz bariery techniczne.
W instytucjach, w których wprowadzono tryb pracy zdalnej, wdrożono właściwe procedury wewnętrzne i z reguły właściwie ewidencjonowano czas pracy - wskazała NIK. Sprawne zorganizowanie wykonywania codziennych obowiązków służbowych uniemożliwiały lub znacząco utrudniał jednak, oprócz braków sprzętowych i barier technicznych, również sposób wykonywania zadań w przypadku czynności związanych z obsługą interesantów.
29 z 40 badanych instytucji wyposażona była w „niewielką liczbę przenośnego sprzętu komputerowego”. Jednak niemal połowa nie miała zdigitalizowanych danych (19 na 40), a w przypadku 17 podmiotów wystąpił całkowicie nieoczekiwany problem - z ich systemów informatycznych można było korzystać tylko stacjonarnie, co uniemożliwiło pracownikom zdalny dostęp do dokumentów.
Najsłabsze ogniwa cyfryzacji w administracji
Według NIK najsłabiej wyposażone w sprzęt komputerowy były regionalne oddziały KRUS, jednostki samorządów i prokuratury rejonowe, „w których nawet rok po ogłoszeniu stanu epidemii (w trakcie III fali) stosunek liczby komputerów przenośnych do liczby pracowników nie przekraczał 10 proc.”. W pozostałych instytucjach według NIK wahał się on od 17 proc. do 60 proc. - czytamy w raporcie organu.
NIK podkreśliła, że większość (60 proc.) skontrolowanych instytucji podjęła próbę poprawy swojego wyposażenia. „Przez rok potencjał do pracy zdalnej większości z nich się nie zmienił” - zaznaczono w komunikacie. Doposażenie najskuteczniejsze okazało się w izbach administracji skarbowej i wojewódzkich oddziałach NFZ, które były także najlepiej przygotowane do pracy zdalnej już przed epidemią.
Praca zdalna coraz rzadziej
„Mimo zwiększenia potencjału skontrolowanych placówek i wprowadzenia od 3 listopada 2020 r. nakazu pracy zdalnej, z każdą kolejną falą epidemii, pracę na odległość zlecano coraz mniejszej liczbie pracowników” - zauważa NIK. „Od marca do maja 2020 r. pracowało w takim trybie 65 proc. zatrudnionych, a od marca do kwietnia 2021 r. już tylko 29 proc.” - napisano w raporcie.
Praca zdalna częściej była wykonywana w instytucjach dysponujących większą ilością przenośnego sprzętu komputerowego i mających mniej barier techniczno-organizacyjnych - zaznaczyła NIK. „Zdarzały się jednak wyjątki, gdzie pracę na odległość zorganizowano stosunkowo dużej liczbie pracowników, mimo bardzo słabego zaplecza infrastrukturalno-technicznego. Przykładem mogą być niektóre prokuratury rejonowe i regionalne oddziały KRUS” - dodali audytorzy.
Szkolenia zamiast pracy
Co ciekawe, na początku, pomimo braków sprzętowych, pracę zdalną zlecono pracownikom 90 proc. kontrolowanych przez NIK urzędów - a w ogóle nie wprowadzono jej tylko w dwóch powiatowych urzędach pracy w Środzie Wielkopolskiej i Dąbrowie Tarnowskiej.
„Szybko okazało się jednak, że brak realnych możliwości wywiązywania się z obowiązków pozwalał pracownikom jedynie na wykonywanie tylko takich zadań, które nie były kluczowe z punktu widzenia pracodawcy i które nie wymagały dostępu do systemów informatycznych” - czytamy w raporcie. „W efekcie, w przypadku blisko połowy pracowników skontrolowanych instytucji, praca zdalna polegała na samokształceniu lub udziale w szkoleniach” - dodano.
Prywatny internet w służbie pracodawcy
Niemal wszyscy pracownicy oddelegowani do pracy zdalnej celem jej wykonywania korzystali z prywatnego dostępu do internetu. NIK ocenia, że tak jednak być nie powinno - zwłaszcza, że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów.
Wykorzystanie zasobów prywatnych w 98 proc. objęło dostęp do internetu, w 36 proc. telefon, a w 1 proc. - pocztę elektroniczną. 65 proc. pracowników zaś pracowało, korzystając do tego celu z własnych komputerów.
Wnioski i zalecenia
NIK zalecił, aby rząd przedłożył w Sejmie projekt ustawy wprowadzającej w Kodeksie pracy uregulowania dotyczące pracy zdalnej, w tym jej definicję. Organ zarekomendował też wprowadzenie rozwiązań wspierających proces rozwoju pracy zdalnej w podmiotach wykonujących zadania publiczne i podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia przepisów nakazujących prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, co znacznie ułatwi wykonywanie czynności na odległość.
Chcemy być także bliżej Państwa – czytelników. Dlatego, jeśli są sprawy, które Was nurtują; pytania, na które nie znacie odpowiedzi; tematy, o których trzeba napisać – zapraszamy do kontaktu. Piszcie do nas na: [email protected]. Przyszłość przynosi zmiany. Wprowadzamy je pod hasłem #CyberIsFuture.
Rufus
Akurat Podlaski Oddział NFZ wypadł bardzo dobrze w tej kontroli, również w kwestiach bezpieczeństwa teleinformatycznego.