Administracja przenosi dokumenty do chmury. Jest nowy system

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP zostało udostępnione instytucjom publicznym jako centralnie utrzymywana usługa dostępna przez przeglądarkę internetową. Model SaaS oznacza, że urząd nie musi instalować systemu na własnych serwerach ani samodzielnie budować zaplecza potrzebnego do jego obsługi.

Infrastruktura, aktualizacje, monitorowanie wydajności oraz część mechanizmów bezpieczeństwa są zarządzane centralnie w Rządowej Chmurze Obliczeniowej. Rozwiązanie to ma być szczególnie przydatne w mniejszych jednostkach administracji oraz samorządach, które nie dysponują rozbudowanymi zespołami informatycznymi.

Zamiast utrzymywać własne środowisko, będą mogli korzystać z gotowej usługi za przygotowanie której oraz bieżące utrzymanie środowiska odpowiada Centralny Ośrodek Informatyki.

Dokument bez wędrówki między biurkami

EZD RP obejmuje cały cykl pracy z dokumentacją – od zarejestrowania pisma lub wniosku, przez jego dekretację i przypisanie do konkretnego pracownika, aż po zakończenie sprawy i archiwizację.

Dokumenty nie muszą być fizycznie przekazywane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Urzędnik może skierować pismo do odpowiedniego departamentu lub osoby bezpośrednio w systemie. Ma to ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności, przyspieszyć obieg informacji i zmniejszyć ryzyko zagubienia dokumentów.

Z punktu widzenia obywatela system ma skrócić drogę, którą przechodzi jego wniosek. Urząd może łatwiej ustalić, na jakim etapie znajduje się sprawa, kto jest za nią odpowiedzialny i czy nie wystąpiło opóźnienie.

Administracja zyskuje natomiast możliwość monitorowania przebiegu postępowań, szybszego wyszukiwania dokumentacji oraz stopniowego ograniczania liczby wydruków, kopii i papierowych teczek.

Wspólny system, oddzielne dane

Centralne utrzymanie usługi nie oznacza, że poszczególne instytucje otrzymują dostęp do dokumentów innych urzędów. Jak podkreśla COI, dane jednostek korzystających z EZD RP pozostają odseparowane, a dostęp do nich mają wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.

Wspólne są natomiast standardy pracy, sposób utrzymania systemu oraz mechanizmy bezpieczeństwa. Centralny model ma także ułatwić jednolite wdrażanie nowych wersji oprogramowania i aktualizacji zabezpieczeń.

Z perspektywy cyberbezpieczeństwa oznacza to przeniesienie znacznej części odpowiedzialności za techniczne utrzymanie środowiska z pojedynczych urzędów na centralnego operatora. Jednocześnie rośnie znaczenie odporności całej infrastruktury, ciągłości działania, właściwego zarządzania uprawnieniami oraz skutecznego reagowania na ewentualne incydenty.

Nawet centralnie zabezpieczony system nie eliminuje ryzyk związanych z błędami użytkowników, niewłaściwym nadawaniem dostępów czy niedostosowaniem procedur wewnętrznych. Wdrożenie technologii musi więc iść w parze ze szkoleniami pracowników i uporządkowaniem procesów w poszczególnych instytucjach.

W przedsięwzięciu finansowanym z KPO odpowiadaliśmy za stworzenie kompletnego zaplecza technologicznego dla usługi o ogólnopolskiej skali. Obejmowało to nie tylko zakup i konfigurację infrastruktury, lecz także bezpieczeństwo, wydajność, testy oraz przygotowanie procesów utrzymaniowych.
Tomasz Stojek, dyrektor Pionu Operacji w Centralnym Ośrodku Informatyki

Przed uruchomieniem produkcyjnym instytucje mogą sprawdzić konfigurację systemu, strukturę organizacyjną, konta użytkowników oraz zakres przyznanych im uprawnień w środowisku testowym.

Wartość całego przedsięwzięcia wynosi 228,4 mln zł. Około 194,2 mln zł pochodzi z dofinansowania ze środków Unii Europejskiej. Zadania realizowane przez COI, obejmujące przygotowanie i utrzymanie infrastruktury, mają wartość około 167 mln zł.