5 błędów uczelni podczas cyfryzacji. Konsekwencją nie tylko chaos organizacyjny [OPINIA]

W praktyce bezpieczeństwo bardzo rzadko przegrywa z powodu jednego spektakularnego błędu technicznego. Znacznie częściej problem zaczyna się dużo wcześniej – na etapie podejmowania decyzji dotyczących samej cyfryzacji. Z perspektywy współpracy z uczelniami można wskazać pięć błędów, które powtarzają się najczęściej.

1. Bezpieczeństwo pojawia się dopiero po wdrożeniu

W wielu projektach najważniejsze stają się funkcjonalność, termin wdrożenia i budżet. Pytania dotyczące bezpieczeństwa pojawiają się dopiero wtedy, gdy system jest już gotowy lub kiedy dochodzi do pierwszego incydentu. To podejście znacząco zwiększa koszty.

Znacznie łatwiej zaprojektować bezpieczną architekturę od początku niż przebudowywać gotowe rozwiązanie. Cyberbezpieczeństwo powinno być jednym z kryteriów projektowych już na etapie planowania inwestycji, a nie dodatkiem pojawiającym się po zakończeniu prac.

2. Cyfryzacja traktowana jest jako projekt IT, a nie zmiana organizacyjna

Nowoczesne systemy informatyczne zmieniają sposób funkcjonowania całej uczelni. Dotyczą administracji, wykładowców, studentów, władz uczelni oraz partnerów zewnętrznych. Tymczasem odpowiedzialność za bezpieczeństwo często pozostaje wyłącznie po stronie działu IT. To za mało.

Ochrona danych, zarządzanie dostępami, procedury reagowania na incydenty czy ciągłość działania wymagają zaangażowania również władz uczelni i osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy. Cyberbezpieczeństwo jest dziś elementem zarządzania organizacją, a nie wyłącznie zagadnieniem technologicznym.

3. Uczelnie nie wiedzą, które systemy są naprawdę krytyczne

Wyobraźmy sobie, że przez kilka dni przestaje działać system rekrutacyjny. Albo platforma obsługująca tok studiów. Czy uczelnia wie, jak funkcjonować w takiej sytuacji? Czy istnieją procedury awaryjne? Kto podejmuje decyzje? Jak informowani są studenci? Wiele instytucji inwestuje w zabezpieczenia techniczne, ale znacznie rzadziej przygotowuje scenariusze działania na wypadek skutecznego ataku.

Tymczasem całkowite wyeliminowanie ryzyka nie jest możliwe. O przewadze organizacji decyduje przede wszystkim to, jak szybko potrafi wrócić do normalnego funkcjonowania.

4. Zbyt mało uwagi poświęca się ludziom

Nawet najlepiej zabezpieczona infrastruktura nie ochroni organizacji, jeśli pracownicy nie rozpoznają prób wyłudzenia danych, korzystają z prostych haseł lub nie wiedzą, jak reagować na podejrzane wiadomości. W środowisku akademickim, gdzie codziennie wymieniane są tysiące wiadomości, plików i linków, człowiek pozostaje jednym z najważniejszych elementów systemu bezpieczeństwa.

Dlatego budowanie świadomości nie powinno ograniczać się do jednorazowego szkolenia. Bezpieczeństwo wymaga regularnej edukacji oraz tworzenia kultury organizacyjnej, w której zgłoszenie podejrzanej sytuacji jest naturalnym elementem codziennej pracy.

5. Rozwijając cyfryzację, zapomina się o bezpieczeństwie partnerów i dostawców

Nowoczesna uczelnia korzysta z wielu zewnętrznych usług – platform edukacyjnych, systemów płatności, usług chmurowych czy narzędzi komunikacyjnych. Każdy z tych elementów staje się częścią jednego ekosystemu. Bezpieczeństwo uczelni jest więc w dużej mierze uzależnione również od poziomu bezpieczeństwa jej partnerów technologicznych.

Wybór dostawcy nie powinien opierać się wyłącznie na funkcjonalności i cenie. Coraz większego znaczenia nabierają procedury bezpieczeństwa, sposób zarządzania podatnościami, szybkość reagowania na incydenty oraz transparentność działania.

Bezpieczna cyfryzacja zaczyna się od właściwych decyzji

Cyfryzacja szkolnictwa wyższego będzie postępować. To proces nieunikniony i potrzebny. Wraz z nim rośnie jednak odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, procesów i usług, od których zależy codzienne funkcjonowanie uczelni.

Największym wyzwaniem nie jest dziś brak technologii. Dostępne rozwiązania są coraz bardziej zaawansowane. Kluczowe staje się natomiast podejmowanie właściwych decyzji organizacyjnych i strategicznych. To one w największym stopniu decydują o tym, czy cyfryzacja stanie się źródłem przewagi, czy początkiem problemów.

Cyberbezpieczeństwo nie zaczyna się w serwerowni. Zaczyna się przy stole, przy którym zapadają decyzje o rozwoju uczelni