Tradycyjny podpis to przeszłość? Samsung zaangażowany w rozwój paperless

Artykuł sponsorowany

Xtension posiada unikatowy know how w zakresie elektronicznego utrwalania cech biometrycznych (behawioralnych - ujawnianych podczas odręcznego składania podpisu) w powiązaniu z treścią podpisywanego dokumentu.

Asseco Data Systems od blisko 25 lat pod marką Certum świadczy tzw. usługi zaufania, które na cyfrowym rynku zapewniają wiarygodność witryn internetowych, przesyłanych danych oraz skuteczność prawną dokumentów elektronicznych, potwierdzających zawarte transakcje i zobowiązania.

SignaturiX to rozwiązanie łączące produkty, usługi i doświadczenie tych dwóch partnerów z urządzeniami firmy Samsung, który jest niekwestionowanym liderem rynku w zakresie poziomu bezpieczeństwa sprzętu mobilnego.

Pełna digitalizacja. Zamiennik tradycyjnego podpisu

Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego pozwala działać w świecie bezpapierowym, ale aby uzyskać taki certyfikat należy wcześniej złożyć stosowne, wymagane prawem oświadczenie woli. I tu był problem: osoba nieposiadająca jeszcze certyfikatu nie mogła takiego oświadczenia podpisać elektronicznie. Tak więc Certum, działające na rzecz bezpieczeństwa i zaufania elektronicznego obiegu prawnego, samo tworzyło dokumentację papierową. Ale do czasu...

Nie było łatwym zadaniem znalezienie odpowiedniego sposobu, aby zastąpić podpisany odręcznie dokument papierowy, dokumentem cyfrowym o tym samym poziomie akceptacji prawnej bez zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pierwsza myśl, to oczywiście znane już z praktyki (choćby z odbioru przesyłek pocztowych) potwierdzanie za pomocą rysika pozwalającego na ekranie urządzenia wykonać znak graficzny. Jednak nie wszystko co wydaje się efektywne jest możliwe do zastosowania, jeżeli wziąć pod uwagę wymogi prawne, bezpieczeństwo i ryzyko biznesowe. W przypadku usług zaufania chodzi o uzyskanie pewności, że dokument z utrwalonym elektronicznie podpisem własnoręcznym może stanowić dowód (również sądowy) rangi nie mniejszej niż dokument papierowy.

I takie rozwiązanie udało się znaleźć, a właściwie stworzyć i z powodzeniem wdrożyć. Dzięki temu Asseco Data System w zakresie usług zaufania prowadzonych pod marką Certum wszystkie procesy realizuje bezpapierowo. Ma to istotne znaczenie: zarówno pod kątem ochrony środowiska, jak i czysto korzyści biznesowych. Wdrożenie objęło ponad 1000 osób (pracowników i partnerów), którzy wcześniej tworzyli masę dokumentów papierowych.

Przy okazji stworzono i potwierdzono walory produktu z powodzeniem oferowanego firmom, które chcą całkowicie zrezygnować z papieru w swoich procesach biznesowych, gdzie bezpieczeństwo prawne ma szczególne znaczenie, a jedna ze stron, np. konsument, nie ma możliwości złożenia podpisu elektronicznego bazującego na certyfikacie.

Urządzenia Samsung

Jednak, aby wszystko się powiodło, konieczne było znalezienie i zaangażowanie odpowiednich partnerów technologicznych. W celu wdrożenia pomysłu w życie, niezbędne okazało się nawiązanie współpracy z podmiotami, które są w stanie dostarczyć stosowne oprogramowanie i sprzęt.  

To doprowadziło do nawiązania trójstronnego partnerstwa technologicznego na rzecz paperless między Certum, Xtension (twórca oprogramowania signaturiX – pozwala na podpisywanie  PDF-ów) oraz Samsung.

Południowokoreański gigant branży technologicznej został doceniony ze względu na swoje doświadczenie i gwarancję bezpieczeństwa sprzętu mobilnego. Tablety tego producenta, dzięki aktywnemu ekranowi, rejestrują biometryczne cechy podpisu i dodatkowo zabezpieczone są oprogramowaniem KNOX.

Współpraca Certum, Xtension i Samsung pozwoliła na zautomatyzowanie i przyspieszenie procesu wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy zachowaniu wysokich standardów obsługi klienta oraz bezpieczeństwa. Proces odbywa się już bez potrzeby drukowania dokumentów papierowych, jest całkowicie ucyfrowiony. Spółka zyskała również nowy scentralizowany model cyfrowej rejestracji klientów.

SignaturiX. Czym tak naprawdę jest?

SignaturiX to system, który pozwala prezentować i edytować dokumenty elektroniczne w standardzie PDF, a następnie podpisać je w sposób podobny do składania podpisu długopisem na papierze. Rozwiązanie to wyróżnia się, wśród innych dostępnych na rynku, przede wszystkim poziomem wiarygodności podpisanego dokumentu elektronicznego, wyższym niż w przypadku podpisanego dokumentu papierowego.

Uzyskanie tak wysokiej wiarygodności osiągnięto poprzez zastosowanie szeregu odpowiednio powiązanych mechanizmów. Po pierwsze, prezentacja dokumentu i składanie podpisu odbywają się w bezpiecznym środowisku, które gwarantuje sprzęt Samsunga z zabezpieczeniem hardware'owym (KNOX) oraz z odpowiednim wyświetlaczem i rysikiem, pozwalającym z dużą dokładnością zarejestrować nie tylko obraz podpisu, ale m.in. siłę nacisku i dynamikę z jaką kreślone były litery lub znaki graficzne.

Dzięki temu - w przypadkach spornych - można dokonać oceny autentyczności podpisu przez biegłego grafologa nawet z większą skutecznością niż przy podpisie na papierze. Oprogramowanie Xtension gwarantuje, że utrwalone cechy podpisu są jednoznacznie powiązane z podpisywaną treścią i zabezpieczone kryptograficznie w taki sposób, że nie jest możliwe skopiowanie podpisu do innego dokumentu w sposób niezauważalny.

Z kolei podpisany dokument opatrzony jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną wraz z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Gwarantuje to integralność dokumentu (czyli niezmienność treści wraz z podpisem) i daje pewność, że podpis został złożony w bezpiecznym środowisku z wykorzystaniem technologii signaturiX w oznaczonym czasie, który zgodnie z k.c. uznawany jest jako data pewna.

SignaturiX można używać jako autonomiczny system do tworzenia i podpisywania dokumentów, ale przede wszystkim łatwo go zintegrować z systemami korporacyjnymi. Tak było w przypadku Certum, gdzie w procesie wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisów i pieczęci elektronicznych signaturiX realizuje podproces prezentowania i podpisywania stosownych dokumentów, czyniąc cały proces paperless.

SignaturiX to rozwiązanie paperless, które zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem Certum do wydawania certyfikatów kwalifikowanych. Elementem całej koncepcji jest również dedykowana usługa zaufanej strony trzeciej, polegająca na zabezpieczaniu danych biometrycznych. Autentyczność i integralność podpisu zapewniają kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Dzięki temu każda zmiana podpisanych danych zostanie wykryta.

W cyfrowym procesie użytkownik wnioskujący o uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego, odręcznie podpisuje wniosek rysikiem na tablecie. Następnie bezpośrednio w dokumencie PDF są zapisywane oraz szyfrowane cechy biometryczne składanego podpisu, takie jak siła nacisku czy tempo pisania. 

Kolejno podpisany wniosek przez obie strony procesu (klienta i operatora Certum) trafia do systemów dziedzinowych Certum i po przetworzeniu kwalifikowany podpis zostaje wydany użytkownikowi.

Etapy realizacji projektu

Na przykładzie wdrożenia rozwiązania paperless w obsłudze subskrybentów Certum, można zilustrować modelowe przeprowadzenie transformacji cyfrowej procesu biznesowego, którego digitalizacji wcześniej nie brano pod uwagę, wskazując na bariery prawne, mentalne lub organizacyjne. 

Pierwszym etapem realizacji projektu było pilotażowe wdrożenie rozwiązania u wybranych partnerów Certum w zakresie UX i CX. Kolejnym krokiem była implementacja w całej sieci partnerskiej. Następnie, przeanalizowano doświadczenia użytkowników i opracowano poprawki. 

Etap czwarty okazał się szczególny. Chodzi o całkowitą rezygnację z papierowych wniosków. Z kolei ostania faza obejmowała iteracyjną rozbudowę rozwiązania. 

Wiele korzyści

Jakie korzyści płyną z wdrożonego rozwiązania, nad którym uczestniczył m.in. Samsung? Wystarczy wspomnieć o chociażby:

• bezpieczeństwie procesu paperless;
• skróceniu czasu załatwiania formalności;
• możliwości podpisania wniosku w dowolnym miejscu i czasie;
• poprawionych UX i CX;
• wyższej efektywności pracowników;
• niższej liczbie błędów we wnioskach;
• całkowitej redukcji kosztów obsługi papieru;
• ochronie środowiska.

Jako firma jesteśmy otwarci na partnerstwo technologiczne pozwalające na zwiększenie możliwości oferowanych wspólnie z partnerami rozwiązań z wykorzystaniem naszych produktów. Jednym z takich przykładów jest zastosowanie urządzeń mobilnych w procesie podpisu biometrycznego, gdzie wykorzystując aktywny ekran możemy rejestrować cechy biometryczne składanego w procesie podpisu. Dodatkowo w celu zwiększenia bezpieczeństwa w procesie wykorzystywana jest platforma KNOX, która sprawia, że poufne i wrażliwe dane pozostaną bezpieczne – zawsze i wszędzie - komentuje
Tomasz Chomicki, Business Development Director w Samsung Electronics Polska

Specjalna usługa

Warto także wspomnieć o dodatkowym elemencie całej koncepcji, którym jest specjalna usługa Zaufanej Trzeciej Strony świadczoną przez Certum, polegająca na zabezpieczaniu danych biometrycznych. Obejmuje ona między innymi:

• usługę generowania i wydania administratorowi systemu signaturiX klucza szyfrującego biometrykę podpisów,
• usługę bezpiecznego przechowywania klucza do odszyfrowania biometryki,
• usługę udostepnienia sądowi lub biegłemu sądowemu oprogramowania signaturiX Exporter, umożliwiającego eksport danych biometrycznych dla celów i potrzeb toczących się postępowań sądowych i administracyjnych. Dostęp do danych biometrycznych możliwy tylko po weryfikacji i akceptacji wniosku przez Certum
• walidację podpisu biometrycznego pod kątem źródła jego pochodzenia - przez oprogramowanie signaturiX Expert, a także powiązania tego podpisu z treścią dokumentu – przez oprogramowanie signaturiX Exporter.

Zaufana trzecia strona zapewnia, że dane biometryczne będą zawsze bezpieczne, a dostęp do odczytania biometryki podpisu z dokumentu ma tylko sąd lub upoważniony przez niego biegły.

Samsung jest partnerem głównym serwisu CyberDefence24.pl.