Przetarg rozliczony, problem zostaje. Jak państwo kupuje technologie

Wyobraźmy sobie urząd, który właśnie wdrożył nowy system. Postępowanie zakończyło się w terminie, wykonawca dostarczył zamówione rozwiązanie, dokumenty się zgadzają. Po kilku latach przychodzi jednak pora na wymianę technologii. Dopiero wtedy okazuje się, jak istotne są warunki przeniesienia danych, dostęp do dokumentacji i możliwość powierzenia obsługi innej firmie.

To hipotetyczny scenariusz, ale pokazuje jedną z możliwości mierzenia udanego zakupu. W dniu odbioru można sprawdzić, czy system działa, ale znacznie trudniej ocenić, jaką swobodę decyzji administracja zachowa przez cały okres jego użytkowania.

Dla instytucji i co za tym idzie obywatela ta swoboda ma bardzo praktyczne znaczenie. Od sprawności zaplecza informatycznego zależy dostępność publicznych usług. Koszt błędnej decyzji zakupowej może więc oznaczać zarówno dodatkowy wydatek urzędu, jak i czas ludzi, którzy nie mogą załatwić swoich spraw.

Technologia na lata, pieniądze do rozliczenia

Podczas debaty eksperckiej Marianna Sidoroff z Ministerstwa Rozwoju i Technologii wskazywała na napięcie między rocznym budżetem a przygotowaniem dużych inwestycji technologicznych, wymagającym wielu miesięcy. Krzysztof Różanowski z UKE podsumował z kolei tę presję słowami: „Nie brakuje instrumentów działania, brakuje czasu”.

Konsekwencje takiego podejścia warto prześledzić na prostym przykładzie. Przed zakupem systemu urząd powinien określić, jakie usługi chce rozwijać, z czym nowe rozwiązanie ma współpracować i kto będzie je utrzymywał. Każda odpowiedź może zmienić zakres zamówienia. Wymaga jednak uzgodnień, ludzi i czasu.

Jeśli głównym kryterium sukcesu staje się zdążenie z wydatkiem, powstaje ryzyko przesunięcia tych decyzji na etap eksploatacji. Wtedy pole manewru jest już inne – wykonawca został wybrany, umowa podpisana, a pieniądze przeznaczone na konkretny produkt.

Dlatego przy ocenie cyfryzacji warto pytać również o to, co wydarzyło się przed ogłoszeniem przetargu. Czy rozpoznano potrzeby użytkowników? Czy oszacowano koszty utrzymania? Czy zaplanowano sprawdzenie zabezpieczeń? Sam termin zakończenia projektu nie daje bowiem odpowiedzi na żadne z tych pytań.

Ile kosztuje wyjście z umowy

Kontrola nad technologią staje się szczególnie istotna, kiedy współpraca z dostawcą przestaje odpowiadać potrzebom instytucji. Powodem może być cena, jakość obsługi albo konieczność przebudowy usług.

W takiej sytuacji warto wiedzieć, w jakim formacie urząd otrzyma swoje dane, czy inny wykonawca będzie mógł korzystać z dokumentacji oraz jakie obowiązki ma firma kończąca obsługę. Bez wcześniejszego ustalenia tych warunków trudno rzetelnie oszacować koszt zmiany.

To jeden ze sposobów patrzenia na suwerenność technologiczną – przez konkretne uprawnienia zamawiającego. Czy administracja może samodzielnie podjąć decyzję o przyszłości systemu i czy ma środki, by ją wykonać? Pytaliśmy w trakcie debaty „Realizacja inwestycji technologicznych w ramach prawa zamówień publicznych – wyzwania i przeszkody”.

Piotr Nowak z Xopero Software, ekspert Krajowej Izby Gospodarki Cyfrowej, wiąże suwerenność z kontrolą nad danymi, infrastrukturą i ich odzyskiwaniem. Postuluje też, by zamówienia opisywały oczekiwane rezultaty, takie jak ciągłość działania, zamiast ograniczać się do parametrów technologii.

W praktyce oznaczałoby to szersze spojrzenie na cenę. Oferta powinna być oceniana również przez wydatki, które pojawią się po wdrożeniu: utrzymanie, aktualizacje czy przeniesienie usług. Niska kwota na początku kontraktu sama w sobie nie rozstrzyga o opłacalności całego zakupu.

Bezpieczeństwo trzeba umieć odebrać

Podobną logikę warto zastosować do cyberbezpieczeństwa. Jeśli instytucja kupuje rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, powinna określić, jak sprawdzi możliwość odtworzenia danych. Jeśli zamawia system obsługi mieszkańców, powinna ustalić oczekiwany czas przywrócenia usługi po awarii.

To proponowane kryteria oceny inwestycji, które pozwalałyby zamawiającemu zweryfikować efekt zakupu. Wymagają jednak kompetencji po jego stronie: ktoś musi przygotować scenariusz testu, ocenić wynik i zdecydować, czy wykonawca spełnił warunki.

Tomasz Panufnik z Dell Technologies Polska zwracał uwagę na trudność znalezienia osób łączących wiedzę technologiczną ze znajomością zamówień publicznych. Z kolei prezes UZP Agnieszka Olszewska wskazywała profesjonalizację zakupów jako jeden z priorytetów Polityki zakupowej państwa na lata 2026–2029, obok konkurencyjności gospodarki oraz bezpieczeństwa i odporności państwa.

Przełożenia tych założeń na praktykę należy szukać w dokumentacji konkretnych zamówień. To tam powinny znaleźć się wymagania, które administracja potrafi sprawdzić, oraz obowiązki, z których może rozliczyć wykonawcę. O jakości cyfryzacji wiele powie dopiero pierwszy poważny problem – czy urząd będzie wiedział, jak wznowić obsługę, kto ma mu w tym pomóc i za co już zapłacił.

Pełna relacja z debaty znajduje się tutaj.