eDoręczenia - flagowy projekt Poczty Polskiej

Panie Prezesie, uruchomienie usługi eDoręczeń zaplanowano od października. Poczta Polska musi być jednak gotowa już 1 lipca. Warto wyjaśnić co oznaczają te terminy – co się wydarzy 1 lipca, a co 1 października?

Od 1 lipca jesteśmy zobowiązani – zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych – do uruchomienia systemu, który umożliwi przesyłanie korespondencji w formie elektronicznej. Od tego dnia operator wyznaczony do tej usługi – czyli Poczta Polska – ma obowiązek udostępnić zainteresowanym podmiotom skrzynkę elektroniczną za pomocą, której będzie odbywał się przepływ korespondencji wszyscy zainteresowani będą mogli składać wnioski do Ministra właściwego do spraw cyfryzacji o przyznanie adresu elektronicznego, który będzie podstawą do założenia skrzynki doręczeń.

Sama usługa ruszy od 1 października. Okres między lipcem a październikiem to czas na to, aby uzyskać adres do doręczeń elektronicznych, uzyskać wpis do Bazy Adresów Elektronicznych, założyć skrzynkę i zintegrować swoje systemy z naszymi.

Polacy także dzięki pandemii coraz aktywniej korzystają z rozwiązań cyfrowych. Czy mają już Państwo oszacowane jak duże będzie zapotrzebowanie na nową usługę? Jak wysokie będzie ono w pierwszym etapie, czyli od lipca?

Trudno to oszacować. W pierwszym etapie, z systemu będą zobowiązane korzystać podmioty administracji rządowej. Jest to grupa około 1,2 tysiąca podmiotów. Bazujemy na tej liczbie, ale przygotowujemy się tak, aby móc założyć skrzynki dla dużo większej grupy uczestników. Podejrzewamy, że chętnych będzie więcej. Widzimy, że zainteresowanie podmiotów z grup, które będą zobowiązane przystępować w okresie późniejszym jest już dziś dość duże. Otrzymujemy już wiele zapytań z obszaru samorządu terytorialnego, który przystąpi do systemu w 2024 roku. Można szacować, że przynajmniej część z nich będzie chciała przystąpić do systemu wcześniej. Z pewnością będziemy gotowi na udostępnienie tej usługi wszystkim zainteresowanym podmiotom już od lipca.

Jak wyglądają przygotowania Poczty Polskiej do tego wdrożenia? Na jakim jesteśmy trzy miesiące przed planowanym uruchomieniem?

Nasze główne zadanie to wytworzenie nowych usług elektronicznego doręczenia, przesyłki hybrydowej oraz skrzynki doręczeń. Jesteśmy w trakcie prac developerskich, które przebiegają zgodnie z harmonogramem. Od kwietnia rozpoczynamy, wspólnie z KPRM, testy w zakresie funkcjonowania całego systemu. Dokonaliśmy też zlecenia – firmie PostData i Sygnity – prac dostosowawczych naszych głównych systemów do tego narzędzia.

Równolegle toczą się prace w sferze legislacyjnej. W tym obszarze opiniujemy, współpracujemy nad przygotowaniem rozporządzeń wykonawczych do ustawy. Na ukończeniu jest – przy naszej konsultacji – rozporządzenie wykonawcze KPRM dotyczące pojemności skrzynki. Musimy przygotować regulamin oraz cennik usługi. Tu jesteśmy jednak uzależnieni od innego rozporządzenia opracowywanego przez KPRM, które ma wskazać metodologię ustalania opłat. Dopiero na jego podstawie będziemy mogli przygotować projekt cennika usług. Następnym krokiem jest przedłożenie projektu   prezesowi UKE na sześćdziesiąt dni przed uruchomieniem usługi. Mamy więc czas do końca kwietnia.

Wspólnie z KPRM przygotowujemy się również do szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej i promocyjnej na temat usługi eDoręczeń. Powołaliśmy już grupy robocze, które pracują nad komunikacją tego tematu do Klientów.

Co z wydajnością systemu? Z jakiego poziomu startuje Poczta Polska? Co z zabezpieczeniem w niezbędny sprzęt informatyczny?

Na start i na najbliższy rok, a może i dłużej jesteśmy już zabezpieczeni. Dokonaliśmy zakupów HSM-ów i macierzy, które mają zapewnić określoną pojemność tych skrzynek. Przygotowujemy się – zgodnie z harmonogramem – do drugiego etapu zakupów, które mają służyć do poszerzenia obecnej bazy serwerowej. Jeszcze w tym roku chcemy doposażyć nasze zasoby o dodatkowe urządzenia, które mają zabezpieczyć prawidłowe funkcjonowanie tego sytemu w późniejszym okresie. W przyszłości będziemy realizowali procesy zakupowe i dostosowanie systemu, w zależności od potrzeb i rozwoju usługi.

Ważnym aspektem są zabezpieczenia i bezpieczeństwo korespondencji. Jak wyglądają przygotowania w tym obszarze?

Pamiętajmy, że usługa eDoręczenia jest klasyczną usługą rejestrowanego doręczania elektronicznego korespondencji i musi spełniać wszystkie wymogi oraz obowiązki jakie są nakładane na podmiot świadczący takie usługi. Przede wszystkim są to rozporządzenie eIDAS i normy europejskie ETSI. Gwarancją poziomu bezpieczeństwa jest właśnie spełnienie wymagań określonych w tych dokumentach.

Jako Narodowy Operator Cyfrowy będziemy również podlegali niezależnemu audytowi pod kątem świadczenia usług zaufania. Gwarantujemy integralność i bezpieczeństwo korespondencji. Cały ten proces będzie potwierdzany kwalifikowanym znacznikiem czasu.

Warto również podkreślić, że gwarantujemy bezpieczeństwo i zachowanie tajemnicy korespondencji także w przypadku usługi hybrydowej. Cały proces drukowania i kopertowania tej korespondencji będzie odbywał się automatycznie, w jednym miejscu w kraju.

Wdrożenie wymaga współpracy z partnerami reprezentującymi sektor administracji państwowej. Jak wygląda współpraca spółki z jednostkami administracji państwowej uczestniczącymi w tym projekcie?

Naszym najważniejszym partnerem jest oczywiście KPRM i minister właściwy do spraw cyfryzacji, który jest właścicielem biznesowym tego projektu. To on odpowiada za tę warstwę widoczną dla Klientów po obu stronach systemu – to jeden z podmiotów, z którym najściślej współpracujemy. Praktycznie codziennie odbywają się spotkania na poziomie grup eksperckich. Mamy również szereg spotkań na szczeblu ministerialnym, na których omawiamy statusy i realizację prac. Współpracujemy też blisko z UKE, który już w najbliższym czasie będzie oceniał nasz stopień przygotowania do świadczenia tej usługi, a także z naszym właścicielem – Ministerstwem Aktywów Państwowych, np. w zakresie konsultacji rozporządzeń wykonawczych do świadczenia tej usługi.

Co może nam Pan powiedzieć na temat prognozowanych przychodów oraz cenniku usług? Jak wyglądają palny Poczty w tym zakresie?

Prognozy przychodów zostały określone już jakiś czas temu, na etapie przygotowania prac legislacyjnych przez stronę rządową. Jak pamiętamy usługa miała wejść w życie już od stycznia tego roku, a wejdzie dopiero w październiku. Musieliśmy więc zmienić przyjęte wcześniej założenia i trudno dziś trzymać się prognoz z tamtego okresu. Jeżeli chodzi o cennik to, jak już wspomniałem nie jesteśmy w stanie nic powiedzieć, ponieważ czekamy na rozporządzenie wykonawcze w tym zakresie.

Jak ocenia Pan zagrożenia związane z terminowym wdrożeniem projektu? Co zostało jeszcze do zrobienia, aby usługa mogła być uruchomiona w lipcu, a następnie w październiku?

Pamiętajmy, że mówimy o jednym z największych projektów informatycznych w kraju. To ogromne przedsięwzięcie. Podczas realizacji tak dużego projektu sytuacja zmienia się czasem z dnia na dzień. Całość jest podzielona na etapy, które realizujemy zgodnie z harmonogramem. Jeżeli mamy taką możliwość przyspieszamy prace. Bywa też tak, że trzeba je odłożyć.

Na tę chwilę musimy zakończyć prace developerskie i przeprowadzić testy systemu z KPRM. Nie mamy jeszcze modułu reklamacyjnego – zaznaczę, że zgodnie z harmonogramem. Przed nami też wspomniane wcześniej prace w obszarze komunikacji i promocji systemu a także szkoleń wewnętrznych dla Pracowników Poczty Polskiej.

Generalnie idziemy zgodnie z planem i nie widzę zagrożeń, które mogłyby to zmienić. To dla nas flagowy projekt, któremu poświęcamy większość naszej aktywności. Wierzę, że jesteśmy skazani na sukces.

Dziękuję za rozmowę

Artykuł zrealizowany we współpracy z Pocztą Polską S.A.