Rozproszone systemy uczelni a ryzyko cyberincydentów

Cyfrowy chaos na uczelni kojarzy się najczęściej z dodatkowymi kosztami, powielaniem pracy i trudnościami w przygotowywaniu raportów. Ma jednak także wymiar związany z cyberbezpieczeństwem.

Gdy te same dane znajdują się w kilku systemach, lokalnych arkuszach i plikach przesyłanych między jednostkami, trudniej ustalić, kto ma do nich dostęp, która wersja jest wiążąca i gdzie należy szukać źródła ewentualnego naruszenia.

Problem nie wynika z samej liczby używanych narzędzi. Uczelnia może korzystać z wielu wyspecjalizowanych systemów i nadal bezpiecznie zarządzać informacją. 

Ryzyko rośnie wtedy, gdy brakuje:

-      jasnych zasad wymiany danych, 

-      właścicieli poszczególnych zbiorów, 

-      wspólnych słowników,

-      kontroli nad tworzonymi kopiami. 

W takim środowisku bezpieczeństwo zależy nie tylko od zabezpieczeń każdej aplikacji, lecz także od tego, co dzieje się pomiędzy nimi.

Pracownik jako warstwa integracyjna

Systemy obsługujące studentów, finanse, kadry, rekrutację, dydaktykę i badania często przechowują częściowo te same informacje. Jeśli nie wymieniają ich automatycznie, rolę integracji przejmuje pracownik. Eksportuje dane, zmienia układ pliku, kopiuje rekordy do arkusza, uzupełnia brakujące pola i przekazuje wynik kolejnej osobie albo ponownie wprowadza go do innego systemu.

Z punktu widzenia organizacji oznacza to dodatkowy czas i ryzyko błędu. Z perspektywy cyberbezpieczeństwa powstają kolejne kopie danych, często przechowywane poza systemem źródłowym. 

Plik może trafić do skrzynki pocztowej, na dysk lokalny, do komunikatora lub współdzielonego katalogu. Każde takie miejsce ma własne zasady dostępu, retencji i wykonywania kopii zapasowych. 

Im więcej niekontrolowanych kopii, tym trudniej je zabezpieczyć, zaktualizować lub usunąć, gdy przestają być potrzebne.

Skala danych zwiększa znaczenie kontroli

Według Głównego Urzędu Statystycznego, 31 grudnia 2025 roku w polskich uczelniach kształciło się 1,3228 mln osób. 

Każda zmiana statusu studenta, programu kształcenia, płatności, stypendium czy przebiegu studiów może uruchamiać działania w kilku jednostkach i systemach. Przy takiej skali nawet niewielki odsetek operacji wykonywanych poza uporządkowanym obiegiem tworzy znaczną liczbę dodatkowych plików, transferów i punktów dostępu.

Uczelnie funkcjonują również w rozbudowanym otoczeniu sprawozdawczym. Ośrodek Przetwarzania Informacji podaje, że dane do POL-on przekazuje ponad 500 uczelni, instytutów badawczych i innych instytucji naukowych.

Informacje mogą trafiać do systemu przez API, pliki XML albo formularze wypełniane przez użytkowników. Każdy kanał może być bezpieczny, jeśli ma określonego właściciela, kontrolę dostępu i procedurę obsługi błędów. 

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy korekty są wykonywane w wielu miejscach, a organizacja nie ma pewności, gdzie znajduje się aktualny rekord.

Skala wyzwania nie jest specyficzna dla Polski. W badaniu EDUCAUSE QuickPoll z 2025 roku 51 proc. respondentów ze szkolnictwa wyższego wskazało dane rozproszone między jednostkami jako jedną z najważniejszych przeszkód w rozwijaniu strategii danych. Tylko 1 proc. uznało, że ich instytucja w pełni zmodernizowała zarządzanie danymi i związaną z nim strategię. 

Wyniki nie opisują bezpośrednio poziomu cyberbezpieczeństwa, ale pokazują, jak powszechne są problemy z kontrolą informacji w złożonych organizacjach akademickich.

Rozproszone dane utrudniają reakcję na incydent

Podczas incydentu liczy się możliwość szybkiego ustalenia jego zakresu. Zespół powinien wiedzieć, jakie dane zostały objęte zdarzeniem, z których systemów pochodzą, kto mógł je przetwarzać i dokąd były przekazywane. 

Jeśli informacje krążą w lokalnych arkuszach i ręcznie tworzonych zestawieniach, odtworzenie tej ścieżki wymaga rozmów z wieloma osobami oraz przeglądu dodatkowych zasobów.

Rozbieżności między rekordami mogą również utrudnić odtworzenie środowiska po awarii lub ataku. 

Samo przywrócenie aplikacji z kopii zapasowej nie rozwiązuje problemu, jeśli część nowszych danych znajduje się w plikach roboczych, a część została poprawiona tylko w jednym z kilku systemów. Uczelnia musi wówczas nie tylko uruchomić usługę, lecz także ustalić, które informacje są kompletne i wiarygodne.

Znaczenie ma także zarządzanie uprawnieniami. Dane przenoszone poza system źródłowy mogą przestać podlegać jego mechanizmom autoryzacji, rejestrowania operacji i okresowego przeglądu dostępów. 

Osoba, która zgodnie ze swoją rolą widzi określony zakres informacji w aplikacji, może otrzymać znacznie szerszy zestaw w zbiorczym arkuszu. Nie musi to wynikać z zaniedbania. Często jest skutkiem procesu zaprojektowanego w czasie, gdy szybkość wykonania zadania była ważniejsza niż kontrola całego cyklu życia danych.

Cztery obszary ryzyka w rozproszonym środowisku

Integracja również wymaga zabezpieczeń

Odpowiedzią na ręczne przenoszenie danych nie powinno być automatyczne łączenie wszystkich systemów bez wcześniejszego uporządkowania procesów. Integracja przenosi informacje szybciej i na większą skalę, dlatego błędna konfiguracja może równie szybko rozpowszechnić nieprawidłowe dane albo udostępnić ich zbyt szeroki zakres.

Bezpieczne połączenie przez API wymaga określenia, jakie dane mogą być pobierane, w jakim celu i przez którą usługę. Poświadczenia integracyjne powinny mieć minimalne niezbędne uprawnienia, być przechowywane w bezpieczny sposób i regularnie zmieniane. 

Operacje powinny pozostawiać ślad audytowy, a nietypowa liczba zapytań, błędy uwierzytelnienia lub masowy eksport danych powinny być widoczne dla administratorów.

Równie ważna jest obsługa sytuacji awaryjnych. Uczelnia powinna wiedzieć, co stanie się po przerwaniu wymiany danych, które operacje zostaną ponowione i jak uniknąć powstania duplikatów. 

Integracja powinna mieć właściciela odpowiedzialnego zarówno za jej działanie, jak i za ocenę wpływu zmian w jednym systemie na pozostałe elementy środowiska.

Koszt obecnego sposobu pracy można policzyć

Uporządkowanie środowiska cyfrowego jest zwykle rozpatrywane jako wydatek inwestycyjny. Do oceny projektu warto jednak dołączyć koszt obecnego modelu działania. 

Najprostszy audyt można przeprowadzić dla kilku często powtarzanych procesów, takich jak rekrutacja, rozliczenia studentów, obsługa stypendiów czy przygotowywanie sprawozdań. Dla każdego z nich można zmierzyć liczbę ręcznych operacji, czas pracy, liczbę korekt, liczbę tworzonych kopii danych oraz czas wsparcia IT.

Jeśli dziesięć osób poświęca przeciętnie godzinę dziennie na przepisywanie, porównywanie lub poprawianie danych przez 220 dni roboczych, daje to 2200 godzin, czyli 275 ośmiogodzinnych dni pracy.

Jest to przykład obliczeniowy, a nie szacunek dla całego sektora. Pokazuje jednak, że procesy zwiększające ryzyko mogą jednocześnie pochłaniać znaczące zasoby organizacji. Ich uporządkowanie służy więc zarówno bezpieczeństwu, jak i efektywności.

Od czego zacząć porządkowanie systemów

Pierwszym krokiem powinna być inwentaryzacja systemów, integracji i miejsc, w których powstają kopie danych. 

Dla każdego kluczowego rodzaju informacji należy wskazać system źródłowy, właściciela danych oraz osoby odpowiedzialne za jakość i dostęp. Mapa przepływów powinna uwzględniać także eksporty do arkuszy, ręczne importy, lokalne skrypty i pliki wykorzystywane okresowo do sprawozdawczości.

Następnie warto przeanalizować procesy generujące najwięcej korekt i ręcznych transferów. 

Nie każdy arkusz jest zagrożeniem i nie każda integracja wymaga przebudowy. Priorytet powinny otrzymać miejsca, w których przetwarzane są duże zbiory, dane wrażliwe lub informacje niezbędne do utrzymania kluczowych usług. Tam potrzebne są jednoznaczne zasady dostępu, retencji, szyfrowania i rejestrowania operacji.

Efekty zmian powinny być mierzone. Przydatne wskaźniki to:

-      liczba ręcznych operacji,

-      odsetek rekordów wymagających korekty, 

-      czas przygotowania wiarygodnego raportu, 

-      liczba niekontrolowanych kopii,

-      czas potrzebny do ustalenia przepływu danych podczas testu incydentowego. 

Dzięki temu uczelnia może sprawdzić, czy modernizacja rzeczywiście ogranicza zarówno nakład pracy, jak i ryzyko.

Cyberbezpieczeństwo obejmuje także przestrzeń między systemami

Rozproszone środowisko może działać przez lata, ponieważ pracownicy uzupełniają jego braki własną wiedzą i dodatkowymi czynnościami. Ta elastyczność pozwala realizować bieżące zadania, ale z czasem utrudnia kontrolę nad danymi, uprawnieniami i zależnościami technicznymi.

Uczelnia nie musi od razu wymieniać całej infrastruktury. Często większy efekt przynosi uporządkowanie kilku procesów, które generują najwięcej eksportów, korekt i lokalnych kopii. 

Cyberbezpieczeństwo nie kończy się na zabezpieczeniu poszczególnych aplikacji. Obejmuje także sposób, w jaki dane przechodzą między systemami, jednostkami i użytkownikami. To właśnie w tej przestrzeni mogą powstawać ryzyka, których nie widać w rejestrze licencji ani w budżecie działu IT.