Zasady ochrony prywatności w procesie rekrutacji

Zapoznałem się i akceptuję Zasady ochrony prywatności w procesach rekrutacji Defence24 Sp. z o.o.

Zasady ochrony prywatności w procesie rekrutacji Defence24 Sp. z o.o.
https://www.defence24.pl/defence24-zasady-ochrony-prywatnosci-w-procesie-rekrutacji

Data wejścia w życie 09 stycznia 2023 r., data ostatniej aktualizacji 09 stycznia 2023 r.
Defence24 Sp. z o.o. i jej podmioty zależne („Defence24”, „nas” lub „my”) są zobowiązane do poszanowania prywatności i ochrony Państwa danych osobowych. Definiujemy dane osobowe szeroko jako informacje, które bezpośrednio identyfikują daną osobę lub w połączeniu z innymi informacjami umożliwiają identyfikację danej osoby.

Niniejsze Zasady ochrony prywatności w procesie rekrutacji (dalej: „Zasady ochrony prywatności”) opisują sposób, w jaki posługujemy się Państwa danymi osobowymi i chronimy je w ramach procesów i programów rekrutacyjnych spółki Defence24.
W przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy niniejszymi Zasadami ochrony prywatności a obowiązującymi przepisami prawa, znaczenie nadrzędne mają obowiązujące przepisy.

Niniejsze Zasady ochrony prywatności mają zastosowanie wyłącznie do danych osobowych kandydatów na stanowiska pracy, potencjalnych kandydatów do zatrudnienia lub nawiązania relacji partnerstwa oraz uczestników naszych programów i wydarzeń rekrutacyjnych. Takie dane osobowe są przesyłane bezpośrednio do Defence24 w ramach procesu ubiegania się o stanowisko przez Internet oraz komunikacji uzupełniającej lub za pośrednictwem alternatywnych kanałów (np. za pośrednictwem profesjonalnych agencji rekrutacyjnych). Defence24 może również gromadzić i przetwarzać Państwa dane osobowe dotyczące zatrudnienia, gdy prowadzimy analizy due diligence związane z potencjalnym przejęciem korporacyjnym Państwa obecnego pracodawcy (np. jeśli są Państwo członkiem zespołu kierownictwa wyższego szczebla przejmowanej spółki). Niniejsze Zasady ochrony prywatności nie dotyczą danych osobowych naszych pracowników, partnerów, klientów, sprzedawców ani żadnych osób, których dane osobowe Defence24 gromadzi do innych celów.

Osoba, która przekazuje nam swoje dane osobowe, tym samym potwierdza, że:

przeczytała i zrozumiała Zasady ochrony prywatności i wyraża zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych w sposób tu opisany;

jej dane osobowe mogą być przesyłane i przetwarzane na całym świecie, w tym w krajach, w których może nie być możliwe zachowanie takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jak w jej kraju, do celów i przy użyciu metod opisanych
w niniejszych Zasadach ochrony prywatności;

nie jest zobowiązana do przekazania nam żadnej z wymaganych informacji, jednak nieprzekazanie ich może skutkować niemożnością kontynuowania przez nas procesu rekrutacyjnego na stanowisko, na które ta osoba kandyduje;

wszystkie podane dane są prawdziwe i poprawne zgodnie z najlepszą wiedzą i przekonaniem osoby, która je podała oraz nie pominęła ona w sposób świadomy żadnych informacji o niekorzystnym charakterze. Podanie nieprawidłowych informacji może uniemożliwić zatrudnienie danej osoby;

niniejsze Zasady ochrony prywatności nie stanowią części umowy o pracę przedstawianej kandydatom przez Defence24.

Gromadzone przez nas dane osobowe

Rodzaj danych osobowych, o których podanie prosimy daną osobę oraz sposoby ich przetwarzania zależą od wymogów obowiązujących w kraju, w którym realizowana będzie funkcja będąca przedmiotem rekrutacji, a nie kraju zamieszkania kandydata. W przypadku zgłaszania kandydatur do większej liczby miejsc lub na stanowisko dostępne w więcej niż jednym kraju, rodzaj danych osobowych, o których podanie prosimy oraz sposoby ich przetwarzania, będą zależeć od wymogów obowiązujących we wszystkich krajach, w których stanowisko to się znajduje.

Zwykle zbieramy dane osobowe bezpośrednio od kandydatów w procesie rekrutacji; są to: imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, zdjęcia i nagrania wideo, dane dotyczące edukacji i historii zatrudnienia, osiągnięcia, dokumenty tożsamości a także wyniki egzaminów. Jeśli przedstawimy Państwu ofertę, możemy następnie przeprowadzić proces weryfikacji danych oraz zebrać dane związane z przestępstwami i postępowaniami karnymi w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa. Zbieramy również podobne dotyczące Państwa dane osobowe od osób trzecich, między innymi profesjonalnych agencji rekrutacyjnych, osób udzielających Państwu referencji, byłych pracodawców, pracowników Defence24, którzy odbywali z Państwem rozmowy lub którzy zarekomendowali Państwa kandydaturę oraz od podmiotów sprawdzających przeszłość zawodową w zakresie dozwolonym przez stosowne przepisy prawa. Możemy również zbierać Państwa dane osobowe za pośrednictwem Internetu w zakresie, w jakim zdecydowali się Państwo się upublicznić takie dane. Możemy na przykład znaleźć Państwa profil w witrynach społecznościowych dla profesjonalistów (takich jak LinkedIn) i skontaktować się z Państwem w kwestii odpowiednich dla Państwa stanowisk.

Wrażliwe dane osobowe stanowią podzbiór danych osobowych obejmujący przynależność etniczną, stan zdrowia, członkostwo
w związkach zawodowych, poglądy filozoficzne, orientację seksualną oraz inne kategorie w zakresie przewidzianym przez prawo. Możemy zbierać wrażliwe dane osobowe dotyczące kandydata w zakresie dozwolonym przez stosowne przepisy prawa
(np. amerykańskie przepisy dotyczące równych szans) celem wspierania naszych wysiłków na rzecz stworzenia środowiska pracy opartego na integracji i różnorodności. Możemy również zbierać wrażliwe dane osobowe w zakresie, w jakim kandydat zdecyduje się dobrowolne je ujawnić podczas procesu rekrutacji bez wniosku o nie z naszej strony. W ograniczonych okolicznościach i w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo możemy również gromadzić wrażliwe dane osobowe dotyczące zdrowia i cech medycznych, takich jak stan zakażenia, wyniki badań i status szczepienia w celu spełnienia naszych zobowiązań w zakresie zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrony Firmy i jej pracowników, klientów i osób trzecich.

Wykorzystywanie danych osobowych

Zbieramy i wykorzystujemy dane osobowe do prawnie uzasadnionych celów związanych z kadrami i działalnością biznesową,
w tym:

do identyfikacji i oceny potencjalnych kandydatów do zatrudnienia obecnie lub na stanowiska, które mogą być dostępne
w przyszłości;

do prowadzenia dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnianiem;

do zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi, w tym dotyczącymi zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy;

do rozwijania naszych programów i praktyk dotyczących różnorodności i integracji;

do przeprowadzania weryfikacji danych, w tym w zakresie dozwolonym przez stosowne przepisy prawa oraz w przypadku

przedstawienia Państwu przez nas oferty, danych dotyczących karalności;

w celu ochrony naszych praw w stopniu dozwolonym przez przepisy prawa; oraz

w celu ochrony miejsca pracy i komunikacji z pracownikami ochrony zdrowia, organami ścigania lub innymi organami władzy publicznej w przypadku nagłego wypadku lub zdarzenia związanego ze zdrowiem publicznym, np. gdy zdrowie lub bezpieczeństwo Państwa lub jednej lub więcej osób może być zagrożone, w tym w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa w celu udostępniania danych na temat stanu zakażenia, wyników badań i statusu szczepienia.

Możemy także wykorzystywać Państwa dane osobowe w związku z realizacją celów analitycznych spółki Defence24, w tym w formie zagregowanej/zanonimizowanej, w celu usprawnienia naszych procedur związanych z rekrutacją i zatrudnianiem oraz zwiększenia naszej zdolności do przyciągania odpowiednich kandydatów.

Podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych

Przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych w celach określonych powyżej odbywa się w oparciu o następujące podstawy:

częściowo w oparciu o realizację naszych prawnie uzasadnionych interesów biznesowych związanych z oceną Państwa zgłoszenia i zarządzaniem naszymi relacjami z Państwem, zagwarantowaniem, że zatrudniamy odpowiednich pracowników oraz – w bardziej ogólnym zakresie – ocenianiem i utrzymywaniem skuteczności naszego procesu rekrutacji, a także prowadzeniem naszej działalności i ochroną naszej Firmy i jej pracowników, klientów oraz osób trzecich;

częściowo w oparciu o realizację postanowień umownych oraz działań przedumownych związanych z potencjalnym stosunkiem pracy pomiędzy Państwem a nami;

częściowo w oparciu o konieczność zachowywania przez nas zgodności ze stosownymi przepisami prawa dotyczącymi danych osobowych w związku z wypełnianiem naszych zobowiązań prawnych oraz regulacyjnych w odniesieniu do zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy;

częściowo w oparciu o Państwa zgodę, jeśli oferujemy Państwu możliwość udziału w naszych opcjonalnych programach rekrutacyjnych lub jeśli gromadzimy wrażliwe dane osobowe w celach dozwolonych przez prawo, innych niż przestrzeganie naszych zobowiązań prawnych dotyczących zdrowia publicznego i bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Weryfikacja danych

Jeśli przedstawimy Państwu ofertę, możemy przeprowadzić weryfikację Państwa danych lub poinstruować osobę trzecią, aby zrobiła to w naszym imieniu. Weryfikacja danych zostanie przeprowadzana wyłącznie wtedy, gdy będzie to dozwolone przez przepisy prawa obowiązujące w lokalizacji, w której pełnione będą obowiązki związane ze stanowiskiem, oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do zaoferowanego Państwu stanowiska. Weryfikacja danych będzie obejmować dane dotyczące karalności wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo. Podstawą prawną przeprowadzanej przez nas weryfikacji danych jest konieczność wykonania działań przedumownych związanych z nawiązaniem stosunku pracy. Jeśli wymagane będzie przeprowadzenie weryfikacji danych, może skontaktować się z Państwem zewnętrzny usługodawca świadczący usługi weryfikacji danych w celu uzyskania zgody na udostępnienie Państwa danych. W takim przypadku otrzymają Państwo również dalsze informacje na temat tego procesu oraz tego, jakie dane osobowe mogą być nim objęte.

Odbiorcy danych i przekazywanie danych za granicę

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć osoby prowadzące rekrutację i rozmowy o pracę pracujące w kraju właściwym dla stanowiska, na którym chcą Państwo zostać zatrudnieni, jak również w innych krajach w ramach światowej organizacji Defence24. Osoby wykonujące funkcje administracyjne i personel IT w ramach Defence24 również mogą otrzymywać ograniczony dostęp do Państwa danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji swoich zadań. W niektórych krajach na mocy miejscowych przepisów prawa może Państwu przysługiwać mniej praw niż w kraju Państwa zamieszkania, jednak stosujemy wymagane prawem mechanizmy mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony Państwa danych osobowych, gdy są one przetwarzane przez jednostki zależne i stowarzyszone Defence24 w ramach światowej organizacji Defence24 oraz przez usługodawców Defence24, w tym mechanizmy dotyczące przekazywania Państwa danych osobowych do krajów innych niż Państwa kraj zamieszkania.

Korzystamy z pomocy usługodawców zewnętrznych w zakresie systemu oprogramowania rekrutacyjnego. Ponadto udostępniamy Państwa dane osobowe innym usługodawcom zewnętrznym, jeśli wspierają nas oni w zakresie identyfikacji oraz naboru kandydatów, przeprowadzania i oceny weryfikacji kandydatów/testów poprzedzających zatrudnienie oraz doskonalenia naszych praktyk rekrutacyjnych.

Z wyjątkiem zakresu niezbędnego do realizacji celów i zastosowań Defence24 opisanych w niniejszych Zasadach ochrony prywatności, nie ujawniamy danych osobowych użytkownika stronom trzecim. Zabraniamy również naszym usługodawcom wykorzystywania Państwa danych osobowych do celów innych niż związane z potrzebami Defence24. Nie udostępniamy ani nie sprzedajemy Państwa danych osobowych stronom trzecim w żaden inny sposób.

Stosujemy procesy mające na celu wsparcie nas w zagwarantowaniu, że wszelkie przetwarzanie danych osobowych przez usługodawców zewnętrznych odbywa się zgodnie z niniejszymi Zasadami ochrony prywatności i przy zapewnieniu ochrony poufności, dostępności i integralności Państwa danych osobowych w sposób zgodny ze stosownymi przepisami prawa. W przypadku gdy jest to wymagane przez prawo, wdrożyliśmy wymagane obowiązującymi przepisami prawa dodatkowe mechanizmy prawne mające na celu wsparcie nas w zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony Państwa danych osobowych podczas ich przekazywania do innego kraju. Jeżeli potrzebują Państwo więcej informacji na temat wspomnianych mechanizmów prawnych, które mogą obejmować standardowe klauzule umowne UE, prosimy o kontakt z nami pod adresem podanym na końcu Zasad ochrony prywatności.

Ponadto możemy ujawnić lub przekazać Państwa dane osobowe przy okazji reorganizacji, fuzji, sprzedaży, założenia spółki joint venture, cesji lub innego przeniesienia czy innej formy zbycia całości bądź dowolnej części przedsiębiorstwa.

Zautomatyzowane sortowanie zgłoszeń

W niektórych jurysdykcjach możemy wykorzystywać analizę danych i algorytmy, które ułatwiają nam przeanalizowanie dużej ilości danych dotyczących kandydatów i zgłoszeń, które otrzymujemy. Algorytmy te pomagają nam określić priorytety procesu weryfikacji zgłoszeń i posortować kandydatów na podstawie cech zawodowych, które sugerują posiadanie przez danego kandydata mocnych stron i możliwości niezbędnych do pełnienia danej funkcji. Algorytmy te zostały opracowane w taki sposób, by analizować dane ze zgłoszenia kandydata i porównywać je z naszymi danymi historycznymi dotyczącymi kandydatów zatrudnionych i odrzuconych
w przeszłości.

Takie zautomatyzowane wyniki zawsze są rozpatrywane wraz z oceną dokonaną przez człowieka, ale nigdy jej nie zastępują. Oceniamy każdego kandydata na podstawie jego własnych zalet.

Niektóre funkcje i stanowiska mogą wymagać spełnienia określonych wymogów lub posiadania określonych umiejętności (na przykład płynności w konkretnym języku, konkretnych kwalifikacji zawodowych lub certyfikatów bądź określonej długości stażu na podobnym stanowisku). Zgłoszenia, które nie będą spełniać takich wymagań, będą automatycznie odrzucane.

Archiwizacja danych

Jeśli przyjmą Państwo naszą propozycję zatrudnienia, wszelkie stosowne dane osobowe zebrane podczas okresu poprzedzającego zatrudnienie staną się częścią Państwa akt osobowych i zostaną zatrzymane zgodnie ze szczegółowymi wymogami obowiązującymi dla danego kraju oraz zasadami ochrony prywatności mającymi zastosowanie do pracowników Defence24, które zostaną Państwu przekazane w trakcie procesu wdrażania.

Nawet jeśli nie zatrudnimy Państwa, możemy w dalszym ciągu przechowywać i wykorzystywać Państwa dane osobowe przez określony okres (który może różnić się w zależności od kraju) w celach zarządzania systemem, brania Państwa pod uwagę przy ewentualnych kolejnych rekrutacjach i prowadzaniu wyszukiwań. Następnie zachowujemy minimalny zakres danych osobowych, aby rejestrować nasze działania rekrutacyjne.

W zakresie, w jakim zgromadziliśmy dane osobowe, w tym wrażliwe dane osobowe, w celu realizacji naszych zobowiązań prawnych dotyczących zdrowia publicznego lub bezpieczeństwa w miejscu pracy, będziemy przechowywać te dane przez okres obowiązywania tych zobowiązań prawnych. Następnie zachowujemy minimalny zakres danych osobowych, aby ustalić, czy przestrzegamy tych zobowiązań. Możemy chcieć pozostać z Państwem w kontakcie i rozważyć Państwa zgłoszenie w kontekście przyszłych możliwości zatrudnienia. W takim wypadku poprosimy o zgodę na włączenie Państwa do jednego z naszych programów rekrutacyjnych, dających możliwość otrzymywania dalszych informacji i pozostawania w kontakcie z Defence24 przed oficjalnym złożeniem przez Państwa podania o pracę lub po jego złożeniu. Uczestnictwo w tych programach jest całkowicie dobrowolne.

Jeśli dołączą Państwo do programu przechowywania danych rekrutacyjnych, Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres określony dla takiego programu, ale jeśli w dowolnym momencie zechcą się Państwo z niego wycofać, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].

Bezpieczeństwo

Stosujemy ogólnie przyjęte normy zabezpieczeń technicznych i operacyjnych w celu zabezpieczenia Państwa danych osobowych. Wyłącznie upoważniony personel Defence24 i naszych usługodawców zewnętrznych jest uprawniony do uzyskiwania dostępu do danych osobowych, i od takich pracowników oraz usługodawców zewnętrznych wymaga się traktowania informacji jako poufnych. Pomimo zastosowania tych środków nie jesteśmy w stanie zagwarantować, że do Państwa danych osobowych nie uzyskają dostępu osoby nieupoważnione.

Przysługujące Państwu prawa

Podejmujemy uzasadnione działania w celu zapewnienia dokładności, kompletności i aktualności Państwa danych osobowych
w związku z celami ich gromadzenia i wykorzystania. Ponadto wdrożyliśmy środki mające na celu wsparcie nas w zagwarantowaniu, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych jest zgodne z Zasadami ochrony prywatności i stosownymi przepisami prawa. Zgodnie ze stosownymi przepisami prawa może przysługiwać Państwu jedno lub więcej spośród następujących praw:

prawo do żądania informacji na temat danych osobowych, które przechowujemy na Państwa temat, w tym szczegółowych informacji dotyczących sposobu wykorzystywania tych danych oraz tego, komu je udostępniamy;

prawo do zażądania kopii dotyczących Państwa danych osobowych, które przechowujemy

prawo do zmiany lub sprostowania Państwa danych osobowych, jeśli którekolwiek z przechowywanych informacji na Państwa temat są nieprawidłowe lub nieaktualne;

prawo do przeniesienia Państwa danych osobowych;

prawo do zażądania usunięcia Państwa danych osobowych;

prawo do zażądania zaprzestania przetwarzania Państwa danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania;

prawo do wycofania udzielonej przez Państwa zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest przez nas realizowane w oparciu o Państwa zgodę jako podstawę prawną przetwarzania. Prawo to może nie mieć zastosowania w przypadkach, gdy istnieją inne uzasadnienia prawne do dalszego przetwarzania lub musimy zachować określone dane osobowe, jeżeli jest to wymagane lub dozwolone na mocy stosownych przepisów prawa; lub

prawo do przekazania nam instrukcji dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadku śmierci.

Ponadto, jeśli jest to przewidziane stosownymi przepisami prawa, może przysługiwać Państwu prawo złożenia skargi do właściwego organu ds. ochrony danych osobowych.

[email protected]

Narzędzia mediów społecznościowych

Pliki cookie i inne techniki śledzenia

angielski

polski

DANE KONTAKTOWE

[email protected]

Defence24 Sp. z o.o.
ul. Foksal 18
00-372 Warszawa
POLSKA

I have read and agree to the terms of DEFENCE24 Sp. z o.o. - Recruiting Privacy Notice

Defence24 Sp. z o.o. - Recruitment Privacy Notice

https://defence24.com/recruitment-privacy-policy

Effective date January 09, 2023; last updated January 09, 2023.

Defence24 Sp. z o.o. and its Defence24 subsidiaries (“Defence24”, “us,” or “we”) are committed to respecting your privacy and protecting your personal data. We define personal data broadly as information that directly identifies an individual or that makes an individual identifiable when combined with other information.

This Recruiting Privacy Notice (“Privacy Notice”) describes how we handle and protect your personal data in connection with Defence24’s recruiting processes and programs. In case of a conflict between this Privacy Notice and applicable law, applicable law will govern.

This Privacy Notice only applies to the personal data of job applicants, potential candidates for employment or partnership,
and those who participate in our recruiting programs and events. This personal data is submitted directly to Defence24 through the online application process and follow-up communications and/or through alternative channels (e.g., via professional recruiting firms). Defence24 may also collect and process your personal data regarding employment when we engage in due diligence related to a potential corporate acquisition of your current employer (e.g., if you are part of the senior leadership team of a target company). This Privacy Notice does not apply to the personal data of our employees, partners, clients, vendors or any other person from whom Defence24 collects personal data for other purposes.

By submitting your personal data to us, you acknowledge that:

You have read and understood this Privacy Notice and agree to the use of your personal data as set out herein.

Your personal data may be transferred and processed worldwide, including in countries that may not be deemed to provide the same level of data protection as your home country, for the purposes and in the manner specified in this Privacy Notice.

You are not required to provide any requested information to us, but your failure to do so may result in our not being able to continue your candidacy for the job for which you have applied.

All of your representations are true and correct to the best of your knowledge and belief, and you have not knowingly omitted any related information of an adverse nature. Providing any inaccurate information may make you ineligible for employment.

This Privacy Notice does not form part of any contract of employment offered to candidates hired by Defence24.

Personal data we collect

The types of personal data that we request from you and the ways that we process it are determined by the requirements of the country in which the role you apply for is located, and not the country in which you reside. Should you apply to more than one location or should the role to which you apply be available in more than one country, the types of personal data we request from you and the ways that we process it are determined by the requirements of all the countries in which the position is located.

We usually collect personal data directly from you when you apply for a role with us, such as your name, address, contact information, photographs and videos, work and educational history, achievements, identity documents, and test results. If you receive an offer from us, we may then conduct a background check and, to the extent permitted by applicable law, we may also collect data related to criminal offences and proceedings. We also collect similar personal data about you from third parties, such as professional recruiting firms, your references, prior employers, Defence24 employees with whom you have interviewed or who recommended your candidacy, and, to the extent permitted by applicable law, employment background check providers. We may also collect personal data about you online to the extent that you have chosen to make this information publicly available. For example, we may find your profile on professional social media websites (such as LinkedIn), and contact you about suitable roles.

Sensitive personal data is a subset of personal data that includes ethnicity, health, trade union membership, philosophical beliefs, sexual orientation, and other categories as prescribed by law. We may collect sensitive personal data about a candidate to the extent permitted to do so by applicable laws (e.g., U.S. equal opportunity laws) and to support our efforts to create an inclusive and diverse work environment. We may also collect sensitive personal data to the extent that a candidate chooses, without being asked, to voluntarily disclose it during the recruiting process. Under limited circumstances and to the extent permitted by applicable law, we may also collect sensitive personal information relating to health and medical characteristics, such as status of infection, test results, and vaccination status, to address our public health and workplace safety obligations and to protect the Firm and its employees, clients, and third parties.

Use of your personal data

We collect and use your personal data for legitimate human resources and business management reasons, including:

identifying and evaluating candidates for potential employment, as well as for future roles that may become available;

maintaining records in relation to recruiting and hiring;

ensuring compliance with legal requirements, including those relating to public health and workplace safety;

fostering our diversity and inclusion programs and practices;

conducting background checks, including, to the extent permitted by applicable law, and if you receive an offer from us, criminal history checks;

protecting our legal rights to the extent authorized or permitted by law; and

protecting the workplace and communicating with medical professionals, law enforcement, or other public authorities in the event of an emergency or public health event, such as when the health or safety of you or one or more individuals may be endangered, including, to the extent permitted by applicable law, sharing data about the status of an infection, test results, and vaccination status.
We may also use your personal data for Defence24 analytics purposes, including in aggregated/pseudonymized form, to improve our recruitment and hiring process and augment our ability to attract successful candidates.

Legal basis for processing your personal data

Our processing of your personal data for the purposes mentioned above is based:

in part, on our legitimate business interests in evaluating your application to manage our relationship with you, to ensure that we recruit appropriate employees, and to evaluate and maintain the efficacy of our recruiting process more generally; and in operating our business and protecting the Firm and its employees, clients, and third parties.

in part, on our performing contractual and precontractual measures relating to our potential employment relationship with you;

in part, on our complying with applicable law with regard to personal data necessary to satisfy our legal and regulatory obligations,
including with regard to public health and workplace safety;

in part, on your consent, if we offer you the opportunity to participate in our optional recruiting programs or if we collect sensitive personal data for legally permitted purposes other than compliance with our legal obligations regarding public health and workplace safety.

Background screening

If you receive an offer from us, we may conduct a background check on you or instruct a third party to do so on our behalf. Background screening will only be done where permitted by the law applicable to the location where the position is located and to the extent necessary and proportionate to the role that you are being offered. A background check will only involve criminal background data to the extent permitted by law. Our legal basis for background screening is our need to perform precontractual measures related to establishing our employment relationship. If a background screening is required, you may be contacted by a third-party background screening service provider to request authorization for the release of your information, and at that time you will be provided with further information about the process and what personal data it might involve.

Data recipients and international data transfers

Your personal data may be accessed by recruiters and interviewers working in the country where the position for which you are applying is based, as well as by recruiters and interviewers working in different countries within the Defence24 global organization. Individuals performing administrative functions and IT personnel within Defence24 may also have limited access to your personal data to the extent necessary perform their jobs. In some countries, you may have fewer rights under local law than you do in your country of residence, but we have put in place legal mechanisms designed to ensure adequate data protection for your personal data when it is processed by Defence24 subsidiaries and affiliates within the Defence24 global organization and by Defence24’s service providers, including the transfer of your personal data to countries other than the one in which you reside.

We use third-party service providers to provide a recruiting software system. We also share your personal data with other third-party service providers that may assist us in identifying and recruiting talent, administering and evaluating pre-employment screening and testing, and improving our recruiting practices.

Except to the extent necessary to accomplish the Defence24 uses and purposes described in this Privacy Notice, we do not disclose your personal data to third parties. We also prohibit our service providers from using your personal data for non-Defence24 purposes. We do not otherwise share or sell your personal data to third parties.

We maintain processes designed to help ensure that any processing of personal data by third-party service providers is consistent with this Privacy Notice and protects the confidentiality, availability, and integrity of your personal data in compliance with applicable law. Where required by law, we put in place additional legal mechanisms designed to help ensure adequate data protection for your personal data when transferred toi another country. If you would like more information about these legal mechanisms, which may include the EU’s Standard Contractual Clauses, please contact us at the address provided at the end of this Privacy Notice.

In addition, we may disclose or transfer your personal data in the event of a re-organization, merger, sale, joint venture, assignment, or other transfer or disposition of all or any portion of our business.

Automated sorting of applications

In certain jurisdictions, we may use data analytics and algorithms to help us to review the large quantities of candidates and application data that we receive. These algorithms help us prioritize the application review process and sort candidates on the basis of professional characteristics that suggest strengths and capabilities necessary to perform the relevant role. The algorithms are designed to analyze the candidate’s application data and compare it to our historical data on previously successful and unsuccessful candidates.

The automated results are always considered in tandem with, and not in lieu of, human judgement. We evaluate each individual candidate on their own merits.

Certain roles may require specific prerequisites or skills (for example, fluency in a certain language, particular professional qualifications or certifications, or number of years in a similar role). Applications that do not meet those requirements will be automatically rejected.

Data retention

If you accept an offer of employment with us, any relevant personal data collected during your pre-employment period will become part of your personnel records and will be retained in accordance with specific country requirements and with the privacy notice applicable to Defence24 employees, which will be provided during the on-boarding process.

If we do not employ you, we may nevertheless continue to retain and use your personal data for a period of time (which may vary depending on the country) for system administration purposes, to consider you for potential future roles, and to perform research. Thereafter, we retain a minimal amount of your personal data to record your recruiting activity with us.

To the extent that we have collected personal data, including sensitive personal data, for the specific purpose of fulfilling our legal obligations regarding public health or workplace safety, we will retain that data for the duration of those legal obligations. Thereafter, we retain a minimal amount of your personal data to establish our compliance with those obligations.

We may want to remain in contact with you and consider you for future employment opportunities. In such an event, we will seek your consent to include you in one of our recruiting programs that provides you ways to further learn about and stay in touch Defence24, either prior to or after you formally apply for a job opportunity. Participation in these recruiting programs is entirely optional.

If you join a recruiting retention program, we retain your personal data for a period of time specific to that program, but if you wish to withdraw at any time, please contact us at [email protected].

Security

We use generally accepted standards of technical and operational security to secure your personal data. Only authorized personnel of Defence24 and of our third-party service providers are permitted to access personal data, and these employees and third-party service providers are required to treat this information as confidential. Despite these precautions, we cannot guarantee that unauthorized persons will not obtain access to your personal data.

Your rights

We take reasonable steps that are designed to keep your personal data accurate, complete, and up-to-date for the purposes for which it is collected and used. We also have implemented measures that are designed to help ensure that our processing of your personal data complies with this Privacy Notice and applicable law.

In accordance with applicable law, you may have one or more of the following rights:

a right to request information about the personal data we hold about you, including the details of how we use that information and who we share it with;

a right to request a copy of the personal data that we hold about you;

a right to amend or rectify your personal data if any of the information held about you is incorrect or out of date;

a right to portability of your personal data;

a right to request erasure of your personal data;

a right to demand that we cease the processing of your personal data or that we restrict the processing of your personal data;

a right to withdraw your consent to the processing of your personal data, to the extent our processing relies on your consent as the lawful basis for processing. This right may not apply if there are other legal justifications to continue processing or we need to retain certain personal data where required or permitted under applicable law; and/or

a right to provide us with instructions as to the processing of your personal data in case of death.

If you would like to make a request to access, review, correct, delete or port the personal data we have collected about you, to assert a right with regard to your personal data, or to discuss how we process your personal data, please please contact us at [email protected]. If you are unable to access this e-mail for any reason, you may contact us using the information at the end of this Privacy Notice.

To help protect your privacy and security, we will take reasonable steps to verify your identity before granting you access to your personal data. We will make reasonable attempts to promptly investigate, comply with, or otherwise respond to your requests as may be required by applicable law. Depending upon the circumstances and the request, we may not be permitted to provide access to personal data or otherwise fully comply with your request; for example, where producing your information may reveal the identity of someone else. We reserve the right to charge an appropriate fee for complying with your request where allowed by applicable law, and/or to deny your requests where, in the Firm’s discretion, they may be unfounded, excessive, or otherwise unacceptable under applicable law.

Social Media Tools

Our application process allows you to provide us with relevant personal data from information you have on third-party websites (such as LinkedIn, Google Drive, Dropbox and OneDrive). If you choose to incorporate your personal data from third-party websites, it will be used in accordance with this Privacy Notice.

Cookies and other tracking technologies

We may use first party and third-party cookies, web beacons, pixels, clear gifs, and other similar technologies (collectively “Cookies and Other Tracking Technologies”) to identify you and your interests, to remember your preferences, and to track your use of our websites. We also use Cookies and Other Tracking Technologies to control access to certain content on our websites, to protect the websites, and to process any requests that you make of us.

Some of our online recruiting activities are hosted by third parties. When you access sites operated by these third parties, they may, consistent with our Cookie Policy, place their own Cookies or Other Tracking Technologies on your device. You can learn more about our use of Cookies and other tracking technologies by reading our Privacy Policy (including Cookie Policy).
For candidates from other countries

Availability of the Recruiting Privacy Notice in Other Languages

This Privacy Notice is also available in:

English

Polish

TACTS

If you have any questions about this Privacy Notice or if you would like to communicate with any of our Data Protection Officers or the Data Privacy Team, please contact us at [email protected] or:

Defence24 Sp. z o.o.
ul. Foksal 18
00-372 Warszawa
POLAND

Defence24 reserves the right to modify this Privacy Notice. We will post any changes to our Privacy Notice on this page.
Please check this page regularly to keep up-to-date.