Zarządzanie danymi w firmie – najczęstsze błędy i jak ich unikać

Materiał sponsorowany

Odpowiednie zarządzanie danymi jest istotne dla każdej organizacji. Bez niego rodzi się chaos, generują problemy, które mogą doprowadzić do dotkliwych konsekwencji, w tym kosztownych błędów, a nawet poważnego ryzyka z perspektywy bezpieczeństwa. 

„Taka dezorganizacja i bałagan mogą wywołać efekt domina i skutkować np. obniżeniem wydajności organizacji lub nawet przestojem” – podkreśla na naszych łamach Tomasz Chomicki, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Samsung Electronics Polska.

Jak wiemy, słabo zabezpieczone dane są łatwym celem dla cyberprzestępców. Następstwem potencjalnej kradzieży i wycieku jest nie tylko obniżenie wiarygodności i reputacji, ale również spore koszty (z tytułu odszkodowań, okupu itp.). 

Główne wyzwania związane z zarządzaniem danymi

Samsung zdefiniował wyzwania, z którymi organizacje często mierzą się każdego dnia. Warto się z nimi zapoznać i wyciągnąć wnioski. 

1. Brak odpowiedzialność za dane

Aby uniknąć problematycznego chaosu, należy jasno przypisać odpowiedzialność za dane. Organizacja powinna posiadać osobę, której zadaniem będzie zarządzanie nimi. W innym razie istnieje ryzyko pojawienia się wewnętrznych nieporozumień czy silosowości danych, a także błędów, które – jak już wspomnieliśmy – mogą być bardzo kosztowne. 

2. Rozproszone dane

Często jest tak, że dane są rozproszone w różnych systemach, platformach, urządzeniach, co utrudnia pracownikom uzyskać jednolity widok na posiadane zasoby. Pojawia się problem z niespójnością – może dochodzić do mnożenia duplikatów, pojawiania się sprzecznych informacji czy braku integralności danych. 

3. Silosowość danych

Poza rozproszeniem często można spotkać się z problemem silosowości. Oznacza to, że w ramach jednej organizacji każdy z działów przechowuje swoje dane oddzielnie i nie udostępnia lub izoluje je od innych. 

Przykładowo, informacje o klientach posiadają marketing, sprzedaż, centrum pomocy, lecz brak integracji między ich zasobami może generować chaos i dokładać zbędnej pracy. 

4. Jakość danych ma znaczenie

Choć pozornie mogłoby się wydawać, że dane „to po prostu dane”, w praktyce jest zupełnie inaczej. Ich jakość odgrywa ważną rolę i wpływa na działanie całej organizacji. Bez odpowiedniego monitoringu i zarządzania, rodzi się ryzyko pogorszenia efektywności pracy. Może też przekładać się na błędne decyzje, w tym np. w zakresie inwestycji. 

5. Zgodność z przepisami i wymogami

Obecnie istnieje wiele wymogów prawnych dotyczących danych, które muszą spełniać organizacje. Wystarczy wspomnieć o dobrze znanym RODO, czyli unijnym rozporządzeniu mającym chronić naszą prywatność. 

Odpowiednie zarządzanie danymi pozwala dbać o ich bezpieczeństwo, właściwe gromadzenie, przechowywanie, analizowanie czy wykorzystanie, zgodnie z obowiązującym prawem. Naruszenie przepisów wiąże się często z poważnymi konsekwencjami, w tym procesami, karami finansowymi czy utratą reputacji.

Warto wyciągnąć wnioski

Warto zatem zadbać o jakość procedur i mechanizmów, a także przypisanie odpowiedzialności. Należy ustalić zasady, polityki oraz standardy przetwarzania danych i ich ochrony, bo to one staną się fundamentem skutecznego zarządzania wewnętrznymi zasobami. 

Równie ważne jest wskazanie, kto może posiadać dostęp do określonych informacji oraz w jakim zakresie. Choć na pierwszy rzut oka może się to wydawać skomplikowane, w praktyce wygląda to znacznie lepiej. Zwłaszcza gdy wyciągniemy lekcje od innych i zastosujemy sprawdzone rozwiązania. 

Sprawdzone rozwiązanie od Samsung

Takie oferuje Samsung. Knox dostarcza szereg przydatnych narzędzi z perspektywy bezpieczeństwa. Dzięki nim organizacje mogą zachować kontrolę nad danymi, a równocześnie przestrzegać wymogów dotyczących np. prywatności. 

Jako przykłady wystarczy wymienić takie funkcje jak m.in. bezpieczny folder, szyfrowanie danych czy wykrywanie zagrożeń w czasie rzeczywistym. Knox pomaga chronić poufne informacje, ograniczając ryzyko incydentów.