Krajowy System e-Faktur obowiązkowy od 1 lutego. „Każde wejście będzie rejestrowane”

• Kluczowa data: Obowiązkowe wdrożenie systemu nastąpi 1 lutego 2026 r. – prace przebiegają bez zakłóceń i zgodnie z planem.
• Kontrola dostępu: Każde wejście do systemu, nawet ze strony urzędników Ministerstwa Finansów, będzie rejestrowane.
• Służby: Ministerstwo Finansów wskazuje na współpracę ze służbami, która ma mieć charakter ciągły.
• Ochrona przed cyberatakami: System został wyposażony w zaawansowaną, wielowarstwową architekturę zwalczania ataków typu DDoS.

Krajowy System e-Faktur budzi wiele pytań, zwłaszcza ze strony przedsiębiorców. KSeF stanie się obowiązkowym rozwiązaniem już od 1 lutego br. i nie brakuje wątpliwości dotyczących m.in. bezpieczeństwa i spełnienia wymagań.

Problemy wokół KSeF

Jak informowaliśmy na naszych łamach, pod koniec listopada ubiegłego roku Rzeczpospolita wskazywała na brak przepisów, które jednoznacznie umożliwiałyby prawnie zbadanie systemu pod kątem cyberbezpieczeństwa.

Dziennikarze ustalili wówczas, że do połowy listopada KSeF nie został sprawdzony przez najważniejsze instytucje zajmujące się tym obszarem. Konkretnie chodziło o Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości, Wojska Obrony Cyberprzestrzeni, NASK oraz Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego. 

ABW miała przeanalizować system, ale dopiero po zakończeniu prac wdrożeniowych przez Krajową Administrację Skarbową. Jeśli wówczas Agencja stwierdziłaby, że rozwiązanie nie spełnia wymogów bezpieczeństwa, resort finansów mógłby mieć problem.

Wynika to z faktu, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od 1 lutego br. (od 1 stycznia 2022 r. jest rozwiązaniem dobrowolnym dla największych podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. W kolejnych etapach mają być nim objęte mniejsze przedsiębiorstwa.

Negatywne zaopiniowanie przez służby wiązałoby się z opóźnieniami. 

KSeF od lutego 2026 r.: prace idą zgodnie z planem

Ministerstwo na naszych łamach zapewnia, że „tworzenie i testowanie Krajowego Systemu e-Faktur przebiega zgodnie z procedurami bezpieczeństwa i harmonogramem”. Jak słyszymy, 1 lutego ma być terminem niezagrożonym, ponieważ „nie ma zakłóceń”. 

Plan realizowany przez resort zakłada współpracę ze służbami specjalnymi. Kontakt z nimi ma mieć „charakter ciągły”. 

Jak Ministerstwo Finansów chroni dane podatników? Lekcje wyciągnięte z usługi Twój e-PIT

Ministerstwo Andrzeja Domańskiego zaznacza, że realizuje restrykcyjną politykę bezpieczeństwa, obejmującą również KSeF. W tym zakresie pomocne są doświadczenia z funkcjonowania systemu Twój e-PIT.

W przypadku e-Faktur miały zostać wdrożone:

• wielowarstwowa architektura zwalczania ataków DDoS,
• wysoko wydajne systemy balansowania ruchu,
• zintegrowane systemy rozpoznawania zdarzeń, połączone z całodobowym monitorowaniem prowadzonym przez trzy linie zespołów Security Operation Center (SOC),
• polityka regionalizacji.

Każde wejście do KSeF będzie rejestrowane

„KSeF zawiera także szereg zabezpieczeń przed nieuprawnionym wejściem” – dodaje Ministerstwo. Jak wyjaśnia: „każde wejście do systemu - nawet przez urzędników resortu - jest rejestrowane”. 

Z kolei rozbudowany system logów ma być gwarancją integralności oraz ochrony danych osobowych.

Będą kary za niestosowanie KSeF?

W czwartek 8 grudnia br. w Sejmie odbyło się posiedzenie w sprawie KSeF. Jak przekazał na platformie X poseł Rafał Komarewicz, Przewodniczący Komisji Gospodarki i Rozwoju, w jej trakcie omówiono m.in. obecny status systemu.

„System jest fakultatywny, ale tak naprawdę należy go stosować, choć nie trzeba. Właściwie to jest obowiązkowy, ale za niedopełnienie obowiązku nie ma konsekwencji” - wskazuje polityk.

Poseł zaznaczył, że rok 2026 ma być wolny od kar za niedostosowanie się do KSeF. Taka oficjalna deklaracja padła podczas komisji.

Często zadawane pytania (FAQ): Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma przeznaczona do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur. Od 1 lutego 2026 r. stanie się rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich przedsiębiorców oraz osób/podmiotów wystawiających faktury w Polsce. 

Celem jego powstania była cyfryzacja procesów fakturowania oraz księgowania faktur, a także zminimalizowania ryzyka popełnienia błędów.

KSeF – jak z niego korzystać?

Podatnicy mają do wyboru trzy główne ścieżki korzystania z systemu:

• Własne oprogramowanie: Programy finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF poprzez API.
• Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (na stronie 
• ksef.podatki.gov.pl
• Dostępna online Aplikacja Podatnika KSeF (do zarządzania uprawnieniami i podglądu faktur) oraz Aplikacja Mobilna KSeF, która umożliwia szybkie wystawianie faktur na smartfonie.
• Serwis e-Urząd Skarbowy: Usługa e-mikrofirma, która pozwala na automatyczne przenoszenie faktur do ewidencji VAT, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych.

Od kiedy KSeF będzie mnie obowiązywał?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF odbędzie się etapami, w zależności od skali działalności firmy:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (wraz z podatkiem VAT).
• 1 kwietnia 2026 r. – termin dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
• Do 31 grudnia 2026 r. – obowiązuje okres przejściowy dla mniejszych transakcji. Można wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli miesięczna suma sprzedaży brutto na takich fakturach nie przekracza 10 000 zł.

e-Faktura – co to takiego?

e-Faktura to dokument wystawiony według ściśle określonego wzoru w formacie pliku XML, przesłany bezpośrednio do systemu KSeF. Po nadaniu mu unikalnego numeru identyfikacyjnego staje się oficjalnym dokumentem księgowym. Kluczowe cechy e-Faktury to:

• Brak wysyłki e-mailem: Odbiorca (podatnik z NIP) odbiera fakturę bezpośrednio w systemie KSeF.
• Bezpieczne archiwum: Faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, co eliminuje ryzyko ich zgubienia lub zniszczenia.
• Koniec z drukowaniem: Poza wyjątkami ustawowymi, e-Faktury nie wymagają wersji papierowej.

A Ty i Twoja firma jesteście już gotowi na KSeF? Daj znać w komentarzu.